Listę procesów o największym potencjale
W wybranych działach - z tego, co przejrzeliśmy, wybrane te, które realnie warto ruszyć.
Dla firm zatrudniających od 15 osób
Audyt AI w 90 minut. Jeden do trzech działów i lista tego, co da się zdjąć z ludzi.
Nie prezentacja o sztucznej inteligencji. Konkretna rozmowa o Waszych procesach, zakończona listą szybkich wygranych i planem, w jakiej kolejności je wdrażać. Bez opłat.
Odzywamy się w ciągu godziny w dni robocze. Najpierw krótki telefon, żeby ustalić, czy audyt ma u Was sens i które działy warto wziąć.
01 / Zakres
Co obejmuje, a czego nie obejmuje
W 90 minut nie da się przejrzeć całej firmy i nie będziemy udawać, że się da. Dlatego audyt ma jasno wyznaczoną granicę.
Jeśli po tym audycie będzie sens przejrzeć kolejne działy - umówimy się na kolejny. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby przejść przez firmę dział po dziale, tylko każdy z nich zasługuje na własne 90 minut.
Granica audytu
Jeden do trzech działów, procesy o największym potencjale
Bierzemy jeden do trzech działów. Które - ustalamy na krótkiej rozmowie przed audytem. Zwykle są to te, w których czujecie największy ból, albo te, przez które przechodzi najwięcej powtarzalnej pracy.
W tych działach szukamy procesów o największym potencjale. Nie wszystkich procesów - tych, które realnie warto ruszyć. Zwykle wychodzi ich kilka.
Wychodzicie z trzema rzeczami: listą tych procesów, wskazaniem szybkich wygranych (rzeczy do wdrożenia w krótkim czasie i niewielkim nakładem) oraz planem, w jakiej kolejności to robić i jak te elementy ze sobą połączyć.
Zanim zajmiemy sobie nawzajem czas
To ma sens, jeśli:
- Zatrudniacie co najmniej 15 osób, a ich praca przechodzi przez systemy: zlecenia, maile, arkusze, dokumenty, aplikację w telefonie
- Coś regularnie przechodzi przez te same ręce - nawet jeśli za każdym razem wygląda trochę inaczej
- Ktoś u Was przepisuje dane między systemami, mailem albo Excelem
- Słyszeliście, że „to się da zautomatyzować", ale nie wiecie, od czego zacząć ani co to realnie da
To nie ma sensu, jeśli:
- Zatrudniacie mniej niż 15 osób - przy tej skali nasz model rzadko się zwraca, a prostsza automatyzacja zrobiona własnymi siłami zwykle daje Wam więcej
- Praca Waszych ludzi nie zostawia śladu w żadnym systemie ani dokumencie - zdejmujemy z ludzi przepływ informacji, nie pracę fizyczną
- Macie już gotową specyfikację konkretnego wdrożenia i szukacie wyłącznie wykonawcy - wtedy nie traćcie 90 minut na audyt, napiszcie od razu, wycenimy
„U nas każde zlecenie wygląda inaczej" słyszymy niemal za każdym razem. Zwykle okazuje się, że różni się wsad, a nie droga, którą przechodzi. Wyłuskanie tego, co się powtarza, i tego, co jest zmienną, to nasza robota na audycie - nie Wasza przed nim.
03 / Problem
Prawdopodobnie nie wiecie, ile Was to kosztuje
Większość firm, z którymi rozmawiamy, nie ma policzonych własnych procesów. Nie dlatego, że nie umie - dlatego, że nikt nigdy nie miał na to czasu.
To nie wygląda na duży problem, bo rozkłada się po godzinie tu i tam. Dopiero zsumowane robi wrażenie. I dopiero wtedy widać, które z tych rzeczy da się zdjąć z ludzi w dwa tygodnie, a które wymagają większego projektu.
Audyt służy właśnie temu, żeby to policzyć - w tych działach, które wybierzecie.
Wygląda to zwykle tak
- Ofertowanie zajmuje trzy dni, bo ktoś ręcznie zbiera dane z kilku miejsc
- Handlowiec spędza kilka godzin tygodniowo na przepisywaniu ustaleń z maili do systemu
- Ktoś co miesiąc składa ten sam raport z tych samych plików
- Reklamacja czeka dwa dni, zanim w ogóle trafi do właściwej osoby
- Nowy pracownik przez pierwszy miesiąc pyta o rzeczy, które są opisane - tylko nikt nie wie gdzie
Co macie w ręku po tych 90 minutach
Szybkie wygrane
Co da się wdrożyć w krótkim czasie i niewielkim nakładem, żeby zobaczyć pierwszy efekt.
Plan kolejności
Co po czym i jak te elementy ze sobą połączyć, żeby nie powstał zbiór niezależnych wysepek.
Szacunek godzin do odzyskania
W liczbach, per proces, z założeniami wyłożonymi na wierzch.
Uczciwą diagnozę
Powiemy wprost, co widzimy i czego nie widzimy. Jeśli w danym dziale nie ma czego automatyzować, powiemy to - i to też jest wynik.
Dokument z podsumowaniem
Dostajecie go w ciągu 24 godzin i możecie z nim zrobić, co chcecie.
Minuta po minucie
Rozpisujemy to w całości, żeby było widać, czego w tej agendzie nie ma.
-
0-10 min
Ustalenia
Ile mamy czasu, co robimy, czego nie robimy. Krótko o tym, czym się zajmujemy.
-
10-25 min
Gdzie jesteście
Jak firma działa dzisiaj i jak wygląda przepływ pracy w działach, które wybraliście. Bez szczegółów technicznych - interesuje nas, kto komu przekazuje co, a nie architektura systemów.
-
25-60 min
Procesy
Najdłuższy blok. Przechodzimy przez konkretne procesy i przy każdym pytamy o to samo: kto to robi, jak często, ile zajmuje, na czym się zacina, co się dzieje, gdy pójdzie źle. Po drodze odsiewamy te, w których nie ma potencjału.
-
60-80 min
Co da się z tym zrobić
Pokazujemy, które z tych rzeczy da się zdjąć z ludzi, w jakiej kolejności i mniej więcej jakim nakładem. Przy każdej mówimy też, gdzie widzimy ryzyko.
-
80-90 min
Priorytety i ustalenia
Wybieramy razem, co jest najważniejsze. Umawiamy termin rozmowy, na której omówimy podsumowanie.
Kto powinien być na spotkaniu
Poza Wami - osoba, która zna wybrane działy od środka. Kierownik operacyjny, szef działu, ktoś, kto realnie wie, ile trwają rzeczy. Bez tej osoby audyt wychodzi powierzchowny.
Forma
Zdalnie, na wideo. Na życzenie u Was w firmie.
06 / Przygotowanie
O co konkretnie zapytamy
Żebyście wiedzieli, na co się piszecie - to są pytania, które zwykle padają.
To nie jest test. Nie musicie mieć przygotowanych odpowiedzi - od liczenia jesteśmy my, w trakcie spotkania.
- Który proces w tym dziale najczęściej się zacina?
- Co się dzieje, kiedy zachoruje osoba, która zna go najlepiej?
- Ile razy w miesiącu ktoś przepisuje te same dane w drugie miejsce?
- Jak długo klient czeka od zapytania do oferty? A ile z tego czasu to rzeczywista praca?
- Co się stanie z tym procesem, jeśli za rok zrobicie dwa razy większy wolumen?
- Które z tych rzeczy irytują ludzi najbardziej?
07 / Uczciwie
Dlaczego audyt nic nie kosztuje
Bo decyzja o automatyzacji podjęta bez zrozumienia tematu prawie zawsze kończy się źle.
Po tych 90 minutach wiecie, co konkretnie da się u Was zrobić, z czym to się wiąże i ile jest warte. Dopiero mając to na stole, można sensownie zdecydować, czy w ogóle w to wchodzić. A jeśli tak - czy zrobić to własnymi zasobami, oddać swojemu specjaliście, czy zlecić na zewnątrz. To są cztery różne decyzje i każda z nich może być słuszna.
Przy okazji audytu my dowiadujemy się, czy jesteśmy w stanie Wam pomóc. Nie zawsze jesteśmy - bywa, że temat leży poza tym, co robimy dobrze, i wtedy mówimy o tym wprost. Jeśli jednak jesteśmy, powiemy Wam to na koniec, a Wy weźmiecie tę opcję pod uwagę albo nie.
Tyle. Audyt nie jest bezpłatny dlatego, że jest wart mniej.
Kolejne kroki, bez niespodzianek
-
Krok 01
Wypełniacie formularz
Kilka pól, minuta.
-
Krok 02
Dzwonimy w ciągu godziny (w dni robocze)
Kilkanaście minut. Ustalamy, czy audyt ma sens, które działy bierzemy, kiedy i kogo warto zaprosić.
-
Krok 03
Audyt
90 minut, zdalnie lub u Was.
-
Krok 04
Podsumowanie w 24 godziny
Dokument plus rozmowa, na której przez niego przechodzimy.
-
Krok 05
Wasza decyzja
Wdrożenie własnymi siłami, przez kogokolwiek innego, albo z nami.
Pytania, które padają najczęściej
-
01 Czy to jest rozmowa sprzedażowa?
Nie ma tam bloku z ofertą ani cennikiem - agenda jest wyżej na tej stronie, możecie ją sprawdzić. Na koniec powiemy, czy widzimy miejsce, w którym moglibyśmy pomóc. Jeśli nie widzimy, też to powiemy.
-
02 Nasze procesy są bardzo specyficzne, u nas to nie zadziała.
Słyszymy to praktycznie za każdym razem. Specyficzne bywają branża i produkt. Sam przepływ pracy - kto komu przekazuje co i na czym to czeka - jest podobny w większości firm. To właśnie tam zwykle siedzą godziny.
-
03 Dlaczego tylko jeden do trzech działów?
Bo w 90 minut da się zrobić albo powierzchowny przegląd całej firmy, albo konkretny przegląd kilku obszarów. Wybieramy drugie. Kolejne działy można wziąć na następnym spotkaniu.
-
04 Czy to znaczy, że będziemy zwalniać ludzi?
W firmach, z którymi pracujemy, dzieje się zwykle co innego: ten sam zespół obsługuje większy wolumen bez powiększania etatów. Automatyzacja zdejmuje z ludzi powtarzalne godziny - przepisywanie danych, składanie tych samych dokumentów, szukanie informacji - a nie całe stanowiska. Jeśli w Waszym przypadku zobaczymy coś innego, powiemy to wprost na audycie, zamiast pozwolić Wam odkryć to później.
-
05 Ile kosztuje wdrożenie, jeśli zdecydujemy się dalej?
Rząd wielkości to kilka do kilkunastu tysięcy złotych: miesięcznie, jeśli prowadzimy zmianę długofalowo i w kilku działach, albo jednorazowo, jeśli wdrażamy pojedynczą, punktową automatyzację. Widełki są szerokie, bo koszt zależy od skali - ilu ludzi i działów dotyczy projekt i jak głęboko trzeba wejść w istniejące systemy. Licencje platform i zużycie modeli AI opłacacie bezpośrednio u dostawców, bez naszej marży. Konkretną kwotę podajemy po audycie, kiedy znamy zakres.
-
06 Kto to potem utrzymuje?
My, w modelu abonamentowym - jeśli tak zdecydujecie. Automatyzacja, która po cichu przestała działać, kosztuje więcej niż jej brak, więc wdrożone rozwiązania monitorujemy i aktualizujemy pod zmiany w API, narzędziach i samym procesie. Umowa jest na czas nieokreślony, ale z krótkim wypowiedzeniem i bez kar. Możecie też przejąć utrzymanie w całości u siebie - dokumentację dostajecie tak czy inaczej.
-
07 Ile czasu musimy poświęcić?
90 minut na audyt plus około 30 minut na rozmowę o podsumowaniu. Nic poza tym.
10 / Zgłoszenie
Zgłoś firmę do audytu
Kilka pól. Odezwiemy się w ciągu godziny w dni robocze.
11 / Na koniec
Najgorsze, co się może stać, to że dowiecie się, ile godzin tracicie
A jeśli w wybranych działach nie będzie czego automatyzować - powiemy to wprost i będziecie mieli to na piśmie.