Przygotowanie ofert i wycen
Handlowiec zbiera dane z maila, cennika i CRM-u, składa to w dokument i wysyła. Ten sam układ, dwadzieścia razy w miesiącu, po kilka godzin każdy.
Automatyzacja procesów w firmie
Automatyzacja procesów biznesowych, czyli odzyskane godziny zespołu.
Ofertowanie, obieg dokumentów, przepisywanie danych z jednego systemu do drugiego, raporty składane ręcznie na koniec miesiąca. To są godziny, za które płacisz pensje, a które nie tworzą żadnej wartości. Zdejmujemy je z ludzi po jednym procesie naraz.
- Zaczynamy od jednego procesu - tego, który dziś boli najbardziej
- W 48 godzin pokazujemy go działającego na Twoich danych, za darmo
- Mierzymy efekt w godzinach i w liczbie poprawek, nie w liczbie wdrożonych narzędzi
Bezpłatna rozmowa · 30 min online
Wybierz termin
Trzy dane, potem kalendarz. Na rozmowie przechodzimy Twój proces krok po kroku i liczymy, ile godzin miesięcznie da się z niego wyjąć.
Procesy, w których najczęściej znajdujemy godziny
Nie chodzi o to, żeby zautomatyzować wszystko. Chodzi o to, żeby znaleźć te dwa, trzy przebiegi, które zjadają najwięcej czasu przy najmniejszej wartości dodanej.
Przepisywanie danych między systemami
Zamówienie z maila do ERP, faktura z ERP do arkusza, arkusz do raportu. Człowiek pełni tu rolę kabla między systemami, które nie gadają ze sobą.
Obsługa powtarzalnych zapytań
Status zamówienia, dostępność, warunki współpracy, prośba o dokument. Osiemdziesiąt procent skrzynki to kilkanaście wariantów tej samej wiadomości.
Raporty składane ręcznie
Koniec miesiąca, eksporty z trzech systemów, sklejanie w Excelu i dwa dni na to, żeby zarząd zobaczył liczby sprzed dwóch tygodni.
Obieg dokumentów i akceptacje
Umowa krąży mailem, ktoś zapomina odpisać, wersje się rozjeżdżają i nikt nie wie, u kogo leży sprawa. Automatyzacja pilnuje kolejki zamiast człowieka.
Onboarding i sprawy kadrowe
Nowa osoba, dziesięć kont do założenia, komplet dokumentów i checklista, którą menedżer odhacza z pamięci. Idealny kandydat na proces prowadzony przez system.
Jak to sprawdzasz
48 godzin i widzisz swój proces przechodzący sam
Największe ryzyko przy automatyzacji nie leży w cenie, tylko w zdaniu „u nas to jednak nie zadziała, bo mamy wyjątki". Dlatego nie prosimy, żebyś nam uwierzył. Odwracamy kolejność: najpierw dowód, potem decyzja, na końcu faktura.
- Rozmowa, 60 minut - wybieramy jeden przebieg i ustalamy, gdzie się zaczyna, a gdzie kończy.
- Materiał wejściowy - kilkanaście maili, plik z cennikiem, eksport z systemu. Jeśli dane są wrażliwe, pracujemy na spreparowanej próbce.
- 48 godzin po naszej stronie - budujemy działający przebieg: wejście, logika, wynik tam, gdzie ma trafić.
- Pokaz na żywo - widzisz, gdzie automat daje radę, a gdzie się myli. Bez umowy i bez faktury.
Jeżeli proces wymaga dostępu do systemu, którego nie da się otworzyć przed formalną autoryzacją, w 48 godzin dostajesz konkretny plan techniczny i zakres dostępów, a pełny przebieg budujemy tuż po kick-offie.
Kiedy proces nadaje się do automatyzacji
Trzy warunki, które sprawdzamy na rozmowie
- Powtarzalność - ten sam układ kroków wraca co najmniej kilkanaście razy w miesiącu
- Jasna reguła - da się opisać, co decyduje o wyniku, choćby na poziomie „zależy od cennika i zakresu"
- Realny koszt - proces zjada godziny osób, które kosztują najwięcej, albo generuje kosztowne pomyłki
Jeżeli któregoś z tych warunków brakuje, powiemy to wprost na rozmowie. Automatyzacja procesu, który zdarza się dwa razy w roku, jest dobrą historią na konferencję i złą inwestycją.
Wnioski z rozmowy dostajesz mailem niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na współpracę.
Przejrzystość
Ile kosztuje automatyzacja procesów
Podajemy widełki na górze strony, żeby nikt nie tracił czasu na rozmowę, która i tak rozbije się o budżet. Konkretną kwotę usłyszysz po rozpoznaniu zakresu, a nie po trzech spotkaniach z prezentacją.
- Jeden proces wdrożony punktowo - wycena jednorazowa, po rozmowie o zakresie
- Stała współpraca obejmująca kolejne działy - rozliczenie miesięczne
- Licencje platform automatyzacji i zużycie modeli opłacasz bezpośrednio u dostawców, bez naszej marży
- Prototyp przed decyzją jest bezpłatny w obu wariantach
Ile to kosztuje
Kilka tysięcy złotych - miesięcznie albo jednorazowo
Miesięcznie, jeśli transformujemy Twoją firmę długofalowo i kompleksowo. Jednorazowo, jeśli wdrażamy pojedynczą, punktową automatyzację.
Widełki są szerokie, bo koszt zależy od skali: ilu ludzi i działów dotyczy projekt, ile procesów bierzemy naraz i jak głęboko trzeba wejść w systemy, które już macie.
Umowa jest na czas nieokreślony, ale z krótkim okresem wypowiedzenia i bez kar. Zostajesz, bo raport co miesiąc pokazuje różnicę, a nie dlatego, że podpisałeś rok.
Punktowe wdrożenia i warsztaty - rozliczenie jednorazowe, wycena indywidualna.
Co się zmienia, kiedy proces przestaje być ręczny
3 dni → 20 minut
Czas od zapytania do oferty w skrzynce klienta. Największą część tych trzech dni zjadało nie liczenie, tylko czekanie: aż ktoś znajdzie chwilę, żeby usiąść do dokumentu.
120 → 310
Zapytań na jedną osobę miesięcznie, przy tym samym składzie zespołu. Odpowiedź przygotowuje system, człowiek zatwierdza i dokłada to, czego system nie wie.
~4% → bliskie zeru
Udział rekordów wymagających korekty przy przepisywaniu pozycji między systemami. Razem z błędami znika praca, którą generowały: dopytywanie, poprawki i reklamacje.
To rzędy wielkości typowe dla tego rodzaju procesów. Na rozmowie policzymy je na Twoich liczbach, na konkretnym procesie, który wskażesz.
Warstwa techniczna
Czym to budujemy
Automatyzacja to nie jedno narzędzie, tylko trzy warstwy, które zwykle występują razem. O narzędziach rozmawiamy dopiero po tym, jak wiadomo, co ma się wydarzyć w procesie.
- Integracje i przepływy danych - łączymy systemy, których już używacie, żeby dane szły same. Make, n8n, Zapier i własne moduły tam, gdzie gotowych nie ma.
- Interfejsy dla ludzi - formularze, panele i kolejki zadań w miejscach, gdzie proces musi się zatrzymać na decyzję człowieka.
- Modele AI tam, gdzie reguła nie wystarcza - kiedy trzeba zrozumieć treść maila, wyciągnąć dane z nieustrukturyzowanego dokumentu albo napisać odpowiedź. Wszędzie indziej wystarcza zwykła, tania i przewidywalna automatyzacja - i tak też ją robimy.
Nie doklejamy AI do procesów, które świetnie działają na zwykłej regule. To najszybszy sposób na drogie i kruche wdrożenie.
Przykład przebiegu
Automatyzacja, której użytkownik nie widzi
- Handlowiec przesuwa szansę w CRM na etap „Przygotowanie oferty".
- System wykrywa zmianę i startuje w tle, bez żadnego przycisku.
- Pobiera dane klienta, cennik i historię wcześniejszych zamówień.
- Składa dokument, wylicza pozycje i zapisuje PDF.
- Podpina ofertę do szansy w CRM i powiadamia handlowca.
Handlowiec widzi tylko gotowy dokument do sprawdzenia i wysłania. Cała reszta dzieje się bez niego.
Pytania, które padają najczęściej
-
01 Od czego zacząć, jeśli nie wiem, który proces automatyzować?
Od rozmowy - to dokładnie jej zadanie. Przechodzimy przez dzień pracy zespołu i szukamy przebiegów, które są powtarzalne, dają się opisać regułą i zjadają czas osób kosztujących najwięcej. Zwykle w ciągu pół godziny da się wskazać dwa, trzy oczywiste kandydatury.
-
02 Czy automatyzacja oznacza zwolnienia?
W firmach, z którymi pracujemy, prawie nigdy. Zdejmujemy z ludzi pracę, której i tak nie nadążają robić: zaległe zapytania, oferty wysyłane trzeciego dnia, raporty składane po godzinach. Efektem jest zwykle większy wolumen obsłużony tym samym zespołem, a nie mniejszy zespół.
-
03 Mamy stary system bez API. Da się coś zrobić?
Zwykle tak, tylko innym kosztem. Kolejność jest taka: oficjalne API, potem eksport i import plików, na końcu integracja przez bazę albo warstwę pośrednią. Jeżeli żadna z tych dróg nie ma sensu ekonomicznego, powiemy to na rozmowie zamiast wyceniać niewykonalne.
-
04 Czy to jest robotyzacja procesów w stylu RPA?
Częściowo. Klasyczne RPA klika w interfejsie za człowieka i psuje się przy każdej zmianie ekranu. My idziemy najpierw przez API i dane, a symulację pracy człowieka traktujemy jako ostateczność. Efekt jest podobny, ale utrzymanie jest wielokrotnie tańsze.
-
05 Ile trwa wdrożenie jednego procesu?
Prototyp widzisz w 48 godzin. Produkcyjne wdrożenie jednego procesu to zwykle kwestia tygodni, w zależności od tego, ile systemów trzeba podłączyć i ile wyjątków ma proces. Szersza optymalizacja kilku działów to projekt na miesiące, ale idziemy procesem po procesie, a nie wszystkim naraz.
-
06 Co się dzieje, kiedy automatyzacja przestanie działać?
Monitorujemy wdrożone przebiegi i reagujemy, zanim zauważy to zespół. To ważniejsze, niż się wydaje: automatyzacja, która po cichu przestała działać, kosztuje więcej niż jej brak, bo nikt już nie sprawdza tego ręcznie.