Które procesy logistyczne faktycznie mogą się same pilnować?
Automatyzacja w logistyce nie polega na tym, że wszystko dzieje się bez ludzi. Chodzi o to, żeby powtarzalne zadania wykonywały systemy, a zespół zajmował się tym, co wymaga decyzji. W logistyce najczęściej automatyzuje się cztery obszary: magazyn, kompletację towarów, łańcuch dostaw i wysyłkę zamówień.
Automatyzacja procesów w logistyce zaczyna się tam, gdzie ręczna praca jest najbardziej powtarzalna. System WMS, czyli program do zarządzania magazynem, sam monitoruje stany, śledzi lokalizację towarów i przydziela zadania pracownikom. Nie musisz tego pilnować ręcznie.
Kompletacja zamówień to drugi obszar, który szybko się automatyzuje. Skanery kodów kreskowych i systemy RFID, czyli znaczniki radiowe odczytywane bez dotykania, ograniczają pomyłki. Klient dostaje dokładnie to, co zamówił, a Ty unikasz kosztownych zwrotów.
Transport i planowanie tras to trzeci obszar. System TMS odpowiada za planowanie tras, zarządzanie flotą i monitorowanie przesyłek. Systemy predykcyjne analizują wzorce popytu i optymalizują trasy dostaw.
Efektywność nie bierze się jednak z samego zakupu technologii. Z przeglądu opublikowanego w czasopiśmie Ekonomika i Organizacja Logistyki wynika, że efekty automatyzacji silnie zależą od czynników organizacyjnych, kompetencyjnych i procesowych, a nie tylko od samej technologii.
Przyszłość logistyki to systemy, które łączą dane z różnych obszarów firmy. Sztuczna inteligencja zamienia zebrane informacje w konkretne rekomendacje operacyjne, zamiast zostawiać je w raportach.
8 procesów, które automatyzacja potrafi przejąć w Twojej firmie
Zanim zaczniesz wybierać narzędzia, sprawdź, które zadania w Twojej firmie da się oddać bez straty dla jakości. Automatyzacja w logistyce nie oznacza od razu robotów w hali. W wielu firmach największy efekt daje uporządkowanie obiegu danych między magazynem, transportem i biurem. Poniżej osiem obszarów, od których najczęściej zaczyna się automatyzacja procesów logistycznych.
- Przyjęcie towaru - skaner zamiast ręcznego wpisywania dokumentów dostawy.
- Automatyzacja magazynu - system pilnuje stanów i sam przydziela zadania.
- Kompletacja zamówień - głosowe wskazówki prowadzą magazyniera do półki.
- Automatyzacja zamówień - potwierdzenia i dokumenty przewozowe generują się same.
- Planowanie tras - system układa kursy i pilnuje terminów dostaw.
- Śledzenie przesyłek - status zamówienia aktualizuje się bez telefonów do klienta.
- Uzupełnianie zapasów - sygnał do zamówienia pojawia się, zanim towar się skończy.
- Raporty i rozliczenia - dane z procesów logistycznych trafiają do jednego zestawienia.
Każdy z tych punktów dotyczy innego fragmentu pracy, więc nie musisz wdrażać ich naraz. Automatyzacja logistyki to raczej układanie klocków: najpierw obszar, który generuje najwięcej poprawek, potem kolejny. W firmach z magazynami i kanałem e-commerce dobrze sprawdza się połączenie skanerów, systemów magazynowych i narzędzi do planowania transportu, bo wtedy dane nie krążą już między arkuszami. Efektem bywa lepsza wydajność i większa efektywność, ale tylko wtedy, gdy zespół wie, co robić, gdy system zgłosi wyjątek.
Jak to działa krok po kroku na konkretnym przykładzie?
Zacznij od jednego zamówienia i prześledź je od momentu, w którym klient je składa, aż po potwierdzenie dostawy. Zapisz, kto przy nim pracuje i gdzie dane przepisuje się ręcznie z jednego miejsca do drugiego.
Pierwszy etap to przyjęcie zamówienia. System zarządzania magazynem, czyli program pilnujący stanów i lokalizacji towarów, sam przydziela zadania pracownikom i pokazuje, skąd wziąć towar. Zamiast pytać, gdzie leży paleta, magazynier dostaje konkretny adres.
Drugi etap to kompletacja. Skanery kodów kreskowych i systemy identyfikacji radiowej, czyli czytniki rozpoznające towar po nadajniku zamiast po naklejce, ograniczają pomyłki, więc klient dostaje dokładnie to, co zamówił, a Ty unikasz zwrotów.
Trzeci etap to planowanie transportu. Program do zarządzania flotą, trasami i przesyłkami układa kursy i pokazuje, gdzie jest auto. To właśnie automatyzacja procesów w tej części najszybciej odciąża ludzi, bo trasy zmieniają się kilka razy dziennie.
Na końcu zostaje papier. Dokumenty przewozowe i faktury przechodzą przez automatyzację dokumentów, a dane, zamiast krążyć mailem, trafiają do jednego obiegu. Efekt widzisz w obsłudze klienta: śledzenie przesyłek w czasie rzeczywistym i analityka predykcyjna skracają czas realizacji zamówień nawet o połowę, jak podaje Logistica.
Cały ten łańcuch nie zadziała jednak bez integracji systemów. Poszczególne programy muszą wymieniać dane, bo inaczej wracasz do punktu wyjścia i znowu przepisujesz wszystko ręcznie. Z przeglądu opublikowanego w czasopiśmie Ekonomika i Organizacja Logistyki wynika, że efekty zależą nie tylko od technologii, ale też od uporządkowanych procesów i kompetencji zespołu.
Czy to oznacza, że zwalniam ludzi, czy że daję im lepsze narzędzia?
Jeśli w Twojej firmie ktoś obawia się, że automatyzacja oznacza zwolnienia, spójrz na to jak na wymianę narzędzi, a nie ludzi. Automatyzacja logistyki przejmuje zadania wykonywane wcześniej ręcznie, od zarządzania zapasami po planowanie transportu, i według IT Vision nie chodzi tu wyłącznie o roboty w magazynie, bo równie ważną rolę odgrywają systemy informatyczne integrujące dane z różnych obszarów firmy.
Weź pod uwagę kontekst rynkowy. Z danych IT Vision wynika, że branża logistyczna w wielu krajach europejskich zmaga się z niedoborem pracowników magazynowych, a koszty zatrudnienia systematycznie rosną. Automatyzacja magazynu nie zabiera więc pracy tam, gdzie i tak nie ma kto jej wykonywać. Przejmuje natomiast zadania o niskiej wartości dodanej i ogranicza koszty błędów ludzkich, a korzyści z automatyzacji odczuwa cały zespół.
Zauważ jednak drugą stronę. Jak podkreśla przegląd literatury w czasopiśmie Ekonomika i Organizacja Logistyki, efekty automatyzacji silnie zależą od czynników organizacyjnych, kompetencyjnych i procesowych, a nie tylko od samej technologii. Nowoczesne technologie trzeba łączyć z dojrzałością procesową organizacji i kompetencjami pracowników. Inaczej wzrost efektywności operacyjnej zostanie na papierze.
Praktyczny wniosek dla Ciebie jest taki: zanim wdrożysz cokolwiek, zaplanuj, kto w zespole przejmie nowe zadania i jak go do nich przygotujesz. Magazynier, który zamiast biegać z listą, obsługuje system, potrzebuje przeszkolenia, nie wypowiedzenia.
Ile realnie trwa wdrożenie i od czego zależy tempo?
Skoro pytasz, ile to trwa, odpowiedź brzmi: to zależy od tego, co chcesz zautomatyzować. Prosta automatyzacja magazynu, czyli na przykład system, który sam pilnuje stanów i przydziela zadania, działa szybciej niż przebudowa całego łańcucha dostaw. Każdy dodatkowy obszar dokłada pracę przy integracji systemów, więc termin rośnie z każdym kolejnym krokiem.
Z badania, które Aspekt przeprowadził wspólnie z firmą badawczą SW Research, wynika, że 92% firm zautomatyzowało już przynajmniej jeden obszar działalności. To pokazuje, że start jest zwykle łatwiejszy, niż się wydaje. Schody zaczynają się później, gdy trzeba połączyć narzędzia w jedną całość.
Ponad połowa badanych ocenia poziom automatyzacji u siebie jako średni, a niemal co trzecia firma mówi o niskim zaawansowaniu. Innymi słowy, wiele organizacji stoi w połowie drogi. Mają pojedyncze usprawnienia, ale dane wciąż krążą między działami ręcznie.
Na tempo wpływa też to, jak uporządkowane są procesy. Z przeglądu literatury opublikowanego w czasopiśmie Ekonomika i Organizacja Logistyki wynika, że efekty automatyzacji zależą nie tylko od technologii, ale też od kompetencji zespołu i dojrzałości procesowej. Ta sama technologia w firmie z bałaganem w dokumentach da słabszy efekt niż tam, gdzie wszystko jest opisane.
Dlatego zanim pytasz o termin, sprawdź, czy masz gotowe dane. Systemy śledzenia w czasie rzeczywistym i analityka predykcyjna potrafią skrócić czas realizacji zamówień nawet o połowę, ale tylko wtedy, gdy mają na czym pracować. Wdrożenie automatyzacji to nie zakup narzędzia, a zmiana sposobu pracy. To właśnie ta zmiana, a nie sama technologia, wyznacza realne tempo.
Co może pójść nie tak, jeśli automatyzacja będzie tylko projektem IT?
Zacznij od pytania, czy w Twojej firmie automatyzacja to temat działu IT, czy sposób na obniżenie kosztów i skrócenie czasu realizacji procesów logistycznych. Z przeglądu literatury opublikowanego w czasopiśmie Ekonomika i Organizacja Logistyki wynika, że efekty wdrożeń zależą nie tylko od technologii, ale też od czynników organizacyjnych, kompetencyjnych i procesowych. Innymi słowy: samo narzędzie nie naprawi bałaganu w procesach.
Wyobraź sobie, że kupujesz systemy magazynowe, które mają dać redukcję kosztów i optymalizację procesów. WMS, czyli program do zarządzania pracą magazynu, monitoruje stany, śledzi lokalizację towarów i przydziela zadania pracownikom. Tylko że jeśli dane w systemie są nieaktualne, a zespół nie wie, po co go wdrożono, program działa jak drogi zegarek na ręce kogoś, kto i tak patrzy w słońce.
Ten sam przegląd podkreśla, że technologie cyfrowe trzeba łączyć z dojrzałością procesową organizacji i kompetencjami pracowników. Bez tego rośnie ryzyko błędów przy kompletacji i zwrotów, a oszczędności znikają szybciej, niż się pojawiły. Zanim podpiszesz umowę na kolejny moduł, sprawdź, kto w firmie będzie pilnował jakości danych i kto przeszkoli magazynierów.
Pytania czytelników
Czy automatyzacja logistyki to tylko roboty w magazynie?
Nie. Roboty i pojazdy AGV, czyli automatycznie kierowane wózki, to tylko część obrazu. Równie ważne są systemy informatyczne, które zbierają dane z różnych obszarów firmy i pozwalają optymalizować procesy w całym łańcuchu dostaw, od zapasów po planowanie transportu.
Czym różni się system WMS od TMS i który wybrać na start?
WMS (Warehouse Management System) obsługuje operacje magazynowe: monitoruje stany, śledzi lokalizację towarów i przydziela zadania pracownikom. TMS (Transport Management System) zajmuje się planowaniem tras, zarządzaniem flotą, monitorowaniem przesyłek i analizą danych. Wybór zależy od tego, gdzie masz większy problem: jeśli kolejki tworzą się przy kompletacji, a stany nie zgadzają się z systemem, zacznij od WMS; jeśli tracisz czas na układanie tras i pilnowanie przewoźników, zacznij od TMS.
Ile można skrócić czas realizacji zamówień dzięki automatyzacji?
Systemy śledzenia w czasie rzeczywistym i analityka predykcyjna pozwalają skrócić czas realizacji zamówień nawet o połowę. To wynik zależny od tego, jak wygląda u Ciebie proces przed wdrożeniem i czy dane w systemach są kompletne. Jeśli połowa pracy polega na ręcznym przepisywaniu informacji między narzędziami, sam sprawny przepływ danych da odczuwalną różnicę.
Czy automatyzacja kompletacji naprawdę ogranicza pomyłki i zwroty?
Tak, pod warunkiem że oprzesz kompletację na skanerach kodów kreskowych albo systemach RFID, czyli znacznikach radiowych. Wtedy klient dostaje dokładnie to, co zamówił, a Ty unikasz kosztów zwrotów i reklamacji. Systemy pick-by-voice, w których magazynier słyszy polecenia przez słuchawki, dodatkowo przyspieszają kompletację i pozwalają lepiej rozdzielać pracę między pracowników.
Od czego zależą efekty automatyzacji poza samą technologią?
Od czynników organizacyjnych, kompetencyjnych i procesowych. Technologie cyfrowe trzeba połączyć z dojrzałością procesową firmy i umiejętnościami pracowników, bo sam zakup systemu nie naprawi procesu, którego nikt wcześniej nie uporządkował. Zanim wybierzesz narzędzie, sprawdź, czy Twój zespół wie, kto odpowiada za poszczególne kroki i skąd biorą się dane, na których system ma pracować.
