AI Act a chatbot w firmie: obowiazki przejrzystosci w praktyce

Czy mój chatbot na stronie podlega pod AI Act?

Krótka odpowiedź brzmi: tak, jeśli Twój chatbot rozmawia z klientami na stronie, to od 2 sierpnia 2026 roku podlega pod konkretne obowiązki z AI Act. Nie chodzi o to, że musisz przejść skomplikowaną certyfikację jak przy systemach wysokiego ryzyka. Chodzi o coś prostszego, ale równie ważnego: o przejrzystość wobec osoby, która pisze do Ciebie w okienku czatu.

Ta informacja powinna pojawić się najpóźniej przy pierwszym kontakcie, w sposób zrozumiały i dostępny także dla osób ze szczególnymi potrzebami. W praktyce oznacza to jedno zdanie na starcie rozmowy, na przykład "Rozmawiasz z wirtualnym asystentem", zanim chatbot w ogóle odpowie na pierwsze pytanie.

Dlaczego to takie istotne? Bo AI Act traktuje chatboty jak systemy ryzyka specyficznego, czyli takie, które bezpośrednio wchodzą w kontakt z osobami fizycznymi. W Polsce nadzór nad tym, czy firmy się do nich stosują, sprawować będzie Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji, powołana ustawą podpisaną przez prezydenta 24 lipca 2026 roku.

Nie musisz więc na razie martwić się pełnymi wymogami dla systemów wysokiego ryzyka, które wchodzą w życie później. Twoim zadaniem jest uczciwe poinformowanie klienta, że pisze z botem. To wszystko. Jeśli masz wątpliwości, czy Twój konkretny przypadek podlega regulacji, Komisja Europejska przygotowała Jednolitą Platformę Informacyjną z interaktywnymi narzędziami, które pomogą Ci to ustalić krok po kroku.

Jak konkretnie oznaczyć chatbota, żeby spełnić wymóg przejrzystości?

Zacznij od prostej zmiany w oknie czatu. Już przy pierwszym kontakcie użytkownik musi zobaczyć jasną informację, że rozmawia z chatbotem, a nie z człowiekiem. Ministerstwo Cyfryzacji podkreśla, że komunikat powinien być zrozumiały i dostępny, także dla osób ze szczególnymi potrzebami, i pojawić się najpóźniej na starcie rozmowy.

Nie wystarczy jednak napisać „Jestem botem” drobnym drukiem na dole strony. W praktyce oznacza to umieszczenie widocznej informacji w polu czatu, np. „Rozmawiasz z asystentem AI” oraz doprecyzowanie tego w pierwszej odpowiedzi bota. Chodzi o to, żeby klient nie miał wątpliwości, z kim rozmawia, zanim poda jakiekolwiek dane.

Dotyczy on nie tylko chatbotów, ale też wirtualnych asystentów i innych systemów wchodzących w interakcję z ludźmi. Za brak oznaczenia odpowiada firma, która udostępnia system, a nie tylko jego producent.

Pamiętaj też o treściach generowanych przez AI. Jeśli Twój chatbot przygotowuje dla klienta pismo, ofertę albo odpowiedź, która trafia do wiadomości, odbiorca powinien wiedzieć, że powstała przy użyciu sztucznej inteligencji. Wymóg oznaczania treści w formacie nadającym się do odczytu maszynowego dotyczy dostawców systemów generatywnych, ale Ty jako użytkownik biznesowy odpowiadasz za to, co klient faktycznie zobaczy.

Co grozi firmie, która nie oznakuje chatbota na czas?

Jeśli Twój chatbot nie poinformuje użytkownika, że rozmawia z maszyną, a nie z człowiekiem, naruszasz prawo. Informacja musi pojawić się najpóźniej przy pierwszym kontakcie, w sposób jasny i zrozumiały, także dla osób ze szczególnymi potrzebami. Kary za brak oznaczenia nie są jednolite, bo zależą od tego, co dokładnie złamiesz. Najwyższa możliwa sankcja w rozporządzeniu sięga 35 mln euro lub 7% światowego obrotu, ale dotyczy najcięższych, zakazanych praktyk z art. 5. Za zwykłe zaniedbanie obowiązku informacyjnego zapłacisz mniej, choć wciąż odczuwalnie dla budżetu. Większość średnich i dużych firm w Polsce już pracuje nad spełnieniem wymogów, jak wynika z badania EY Polska. Nie czekaj, aż nadzór zapuka do Ciebie pierwszy, bo wtedy rozmowa będzie dotyczyć nie tylko zaległości, ale i wysokości kary. Sprawdź, czy Twój chatbot mówi wprost, że jest botem, zanim zrobi to za Ciebie urząd.

Czy to, że korzystam z gotowego chatbota, zdejmuje ze mnie odpowiedzialność?

Krótka odpowiedź: nie. Kupienie gotowego chatbota od dostawcy nie zdejmuje z ciebie obowiązków, które od 2 sierpnia 2026 roku egzekwuje Komisja Europejska wraz z krajowymi regulatorami. To ty wystawiasz tego chatbota klientom, więc to na tobie spoczywa obowiązek przejrzystości wynikający z artykułu 50 AI Act.

Co dokładnie musisz zrobić? Osoba, która pisze z twoim chatbotem, już przy pierwszym kontakcie musi dostać jasną informację, że rozmawia z maszyną, a nie z człowiekiem. To dotyczy wirtualnych asystentów i automatycznych systemów obsługi. Informacja ma być zrozumiała i dostępna, także dla osób ze szczególnymi potrzebami.

Producent modelu, na którym działa twój chatbot, ma własne zobowiązania. Musi na przykład sprawić, żeby treści generowane przez AI można było rozpoznać i oznaczyć w formacie czytelnym dla maszyn. Ale to nie zwalnia ciebie z obowiązku informowania własnych klientów. Wyobraź sobie, że kupujesz samochód z systemem automatycznego hamowania. Producent odpowiada za działanie systemu, ale to ty, kierowca, odpowiadasz za to, jak nim jeździsz.

Podobnie jest z dokumentacją i zgodnością. Jeśli twój chatbot trafi do kategorii systemów wysokiego ryzyka, wymagania są poważniejsze i dotyczą całego łańcucha, od dostawcy po ciebie jako podmiot stosujący. W praktyce oznacza to, że zanim wdrożysz gotowe narzędzie, warto sprawdzić, jakie obowiązki producent już spełnił, a jakie spadają na ciebie. Jednolita Platforma Informacyjna przewidziana w AI Act pomaga ustalić, czy w ogóle podlegasz tym przepisom i jakie kroki podjąć.

Jak odróżnić wymóg przejrzystości od innych obowiązków, które wchodzą później?

Obowiązek przejrzystości z art. 50 AI Act to dopiero pierwszy krok. Od 2 sierpnia 2026 roku Komisja Europejska wraz z krajowymi regulatorami zaczyna egzekwować przepisy, które nakazują chatbotom i wirtualnym asystentom informować użytkowników, że rozmawiają z maszyną, a nie z człowiekiem. Informacja musi paść najpóźniej przy pierwszym kontakcie, w sposób jasny i zrozumiały.

To jednak nie to samo co wymogi dla systemów wysokiego ryzyka, które wchodzą później. Te dotyczą zupełnie innej kategorii rozwiązań, między innymi tych używanych w rekrutacji czy ocenie zdolności kredytowej. Dla nich przewidziano osobną dokumentację techniczną, ocenę zgodności i nadzór, a harmonogram jest rozłożony na kolejne lata.

Na razie, jeśli w twojej firmie działa chatbot, sprawdź, czy już na starcie rozmowy mówi klientowi, że nie jest człowiekiem. Do 2 grudnia 2026 roku dostawcy systemów wprowadzonych wcześniej mają czas na dostosowanie technicznego oznaczania treści, ale obowiązek informowania o rozmowie z maszyną obowiązuje od sierpnia. Warto też pamiętać, że za treści wygenerowane przez AI i wysłane do urzędu odpowiadasz ty, a nie model.

Od czego zacząć wdrożenie oznakowania w mojej firmie?

Najprościej zacząć od spisania, gdzie w ogóle używasz sztucznej inteligencji w kontaktach z klientami. Chodzi o to, żeby wiedzieć, które narzędzia podlegają nowym obowiązkom. Od 2 sierpnia 2026 roku Komisja Europejska wraz z krajowymi regulatorami egzekwuje przepisy o przejrzystości, więc chatbot, który nie przedstawi się jako maszyna, to ryzyko, a nie drobiazg do poprawienia później.

1. Zrobić listę wszystkich chatbotów i wirtualnych asystentów, z których korzystają twoi klienci, także tych testowanych w działach sprzedaży czy obsługi.
2. Sprawdzić, czy każdy z nich już przy pierwszym kontakcie informuje, że rozmowa toczy się z systemem AI, a nie z człowiekiem.
3. Uzupełnić komunikaty, które tego nie robią, i dopilnować, żeby były jasne, zrozumiałe i dostępne, również dla osób ze szczególnymi potrzebami.
4. Ustalić, kto w firmie odpowiada za aktualizację tych informacji, żeby po wdrożeniu nowego narzędzia nikt nie zapomniał o oznaczeniu.
5. Opisać w wewnętrznej dokumentacji, które systemy są oznaczone i w jaki sposób, żeby mieć dowód na zgodność podczas kontroli.

Jeśli dopiero planujesz wdrożenie chatbota, potraktuj oznaczenie jako element projektu, a nie dodatek na końcu. Ministerstwo Cyfryzacji przypomina, że informacja o rozmowie z maszyną powinna paść najpóźniej przy pierwszym kontakcie. W praktyce oznacza to jedno zdanie na starcie rozmowy, na przykład o tym, że klient pisze z wirtualnym asystentem, który w razie potrzeby połączy go z człowiekiem.

Pamiętaj też o treściach generowanych przez AI, nie tylko o rozmowach. Jeśli publikujesz teksty, grafiki albo materiały wideo stworzone przez sztuczną inteligencję, odbiorcy muszą o tym wiedzieć. Dostawcy systemów generatywnych mają obowiązek oznaczać treści w formacie nadającym się do odczytu maszynowego, ale ty jako firma korzystająca z takich narzędzi również odpowiadasz za to, żeby klient nie miał wątpliwości, z czym ma do czynienia. W razie wątpliwości, czy dane zastosowanie cię dotyczy, warto skorzystać z interaktywnych narzędzi na Jednolitej Platformie Informacyjnej przewidzianej w AI Act, które krok po kroku pomagają ustalić, jakie obowiązki cię obejmują.