E-teczka pracownicza: digitalizacja akt kadrowych krok po kroku

Czy papierowe akta są już nielegalne i od kiedy muszę to zrobić?

Papierowe akta nie są zakazane. Ustawa nie zmusza cię do przejścia na e-teczkę pracowniczą z dnia na dzień. Od 1 stycznia 2019 roku polskie prawo po prostu dopuszcza prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, co potwierdza nowelizacja Kodeksu pracy. To zmiana opcjonalna, ale dla pracodawcy bardzo konkretna w skutkach. Zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku. To ono daje ci zielone światło na cyfryzację. Elektroniczne akta osobowe mają tę samą strukturę co papierowe, składają się z pięciu części, od A do E, i mogą istnieć wyłącznie w wersji elektronicznej, bez obowiązku trzymania papierowego duplikatu. Co ważne, nie musisz od razu digitalizować całego archiwum. Możesz prowadzić dokumenty pracownicze w formie elektronicznej dla nowo zatrudnionych osób, a starsze akta zostawić w szafie. Przepisy dopuszczają też dokumenty tak zwane born digital, czyli od początku stworzone i archiwizowane wyłącznie cyfrowo, pod warunkiem że potwierdzisz je dopuszczalnymi prawem narzędziami. Pamiętaj tylko o jednym: jeśli zdecydujesz się na e-teczki, musisz poinformować o tym pracownika. Sam wybór technologii to dopiero początek, bo prawo wymaga od ciebie konkretnych zabezpieczeń, o których opowiem za chwilę.

Co dokładnie musi się znaleźć w e-teczce, żeby kontrola nie miała zastrzeżeń?

Spokojnie, to proste. E-teczka pracownicza to cyfrowy odpowiednik papierowej teczki, ale zamiast kopert i segregatorów masz system informatyczny, w którym dokumenty pracownicze są gromadzone, podpisywane i archiwizowane. Od 2019 roku polskie prawo w pełni na to pozwala, a podstawą jest rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku. Zanim zaczniesz skanować, sprawdź, czy twój system spełnia trzy twarde wymogi. Po pierwsze, musi zapewniać integralność i nienaruszalność dokumentów, czyli uniemożliwiać ich cichą edycję. Po drugie, dostęp do akt mają mieć wyłącznie osoby uprawnione, co reguluje RODO. Po trzecie, system musi pozwolić na odtworzenie całości dokumentacji w wersji papierowej, gdyby zaszła taka potrzeba. Każdy dokument w e-teczce musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Sam skan umowy o pracę wrzucony do folderu to za mało, inspekcja pracy uzna taką dokumentację za nieprawidłową. Podpis elektroniczny to cyfrowy odpowiednik własnoręcznego podpisu, który potwierdza autentyczność i to, że nikt później nie podmienił treści. Struktura e-teczki jest z góry narzucona i składa się z pięciu części, od A do E, tak samo jak w przypadku papierowych akt osobowych. Część A to dane osobowe i umowa o pracę, część B obejmuje przebieg zatrudnienia, a część C zawiera dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową. Części D i E są fakultatywne i dotyczą odpowiednio kar oraz innych dokumentów, które pracodawca uznaje za istotne. Pamiętaj, że prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej wymaga też poinformowania pracownika o zmianie formy przechowywania jego akt. To nie jest opcjonalny komunikat, tylko obowiązek pracodawcy. Jeśli spełnisz te warunki, kontrola Państwowej Inspekcji Pracy nie ma prawa mieć zastrzeżeń co do formy, w jakiej prowadzisz dokumentację pracowniczą.

Jakie warunki techniczne i prawne musi spełniać system do e-teczek?

Zanim zdecydujesz się na konkretny system kadrowy, sprawdź, czy spełnia wymogi, które prawo stawia elektronicznym aktom osobowym. Podstawą jest tu rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku, które od 2019 roku pozwala pracodawcom prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej.

System musi przede wszystkim zapewnić integralność dokumentów, czyli gwarancję, że nikt ich po drodze nie zmieni. Każdy plik trafiający do e-teczki powinien być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią, które działają jak cyfrowa plomba. Dzięki temu podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy wiesz, że dokumenty są autentyczne i czytelne.

Równie ważny jest bezpieczny dostęp do danych. System powinien umożliwiać przeglądanie akt wyłącznie osobom uprawnionym i być zgodny z RODO, bo przechowujesz w nim dane osobowe pracowników. Pamiętaj też, że elektroniczne akta muszą dać się odtworzyć w wersji papierowej, gdyby zaszła taka potrzeba.

Zanim wdrożysz e-teczki, poinformuj pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji. To obowiązek pracodawcy, który wynika wprost z nowelizacji Kodeksu pracy z 1 stycznia 2019 roku. Sam wybór platformy warto zacząć od sprawdzenia, czy dany system kadrowy potrafi odwzorować strukturę pięciu części akt osobowych, od A do E, tak jak robi to tradycyjna teczka.

Ile czasu i pieniędzy naprawdę zajmuje przejście na cyfrę?

Zanim policzysz godziny i złotówki, spójrz na to, co już masz. Od 2019 roku prawo pozwala prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, a zasady określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku. Nie musisz więc wymyślać procesu od zera, wystarczy, że dopasujesz go do swojej firmy. Największym kosztem nie jest oprogramowanie, tylko samo przeniesienie akt. Struktura e-teczki odpowiada układowi znanemu z wersji papierowej, składa się z części A, B, C oraz fakultatywnej części D i E. Dzięki temu możesz skanować dokumenty partiami, zaczynając od pracowników aktywnych, a archiwalne teczki zostawiając na koniec. To rozkłada pracę w czasie i nie blokuje ci całego działu kadr na tydzień. System, który wybierzesz, musi spełniać kilka twardych wymogów. Ma zapewniać integralność i nienaruszalność dokumentów, gwarantować ich pełną czytelność, umożliwiać dostęp wyłącznie osobom uprawnionym oraz pozwalać na odtworzenie całości lub części dokumentacji w formie papierowej. W praktyce oznacza to, że każdy dokument opatrujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, a cały system musi być zgodny z RODO. Większość firm wciąż zwleka. Z badania Grant Thornton wynika, że wielu przedsiębiorców nie zdecydowało się na wdrożenie e-teczek, a tylko nieliczni korzystają z cyfrowej dokumentacji. Paradoks polega na tym, że większość deklaruje chęć digitalizacji procesów kadrowo-płacowych. Ci, którzy już przeszli na cyfrę, jako największy atut wskazują szybki i wygodny dostęp do dokumentów, tak wskazało 36% ankietowanych.

Dlaczego tak wiele firm wciąż to odwleka i czy ja też powinienem?

Pytanie brzmi: skoro prawo od 2019 roku pozwala prowadzić akta osobowe w formie elektronicznej, to czemu większość firm wciąż trzyma się papieru? Z badania Grant Thornton wynika, że w 2026 roku z e-teczek korzysta zaledwie 10,5% przedsiębiorstw, a 81,6% nadal prowadzi dokumentację pracowniczą wyłącznie w wersji papierowej. To nie jest kwestia braku przepisów, tylko nawyku i obawy przed zmianą. Pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika akta osobowe składające się z pięciu części, od A do E. Zasady ich prowadzenia i przechowywania określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku. Wiele firm słyszało o e-teczce, ale traktuje ją jak kolejną rewolucję, która wymaga wielkich nakładów, zamiast jak zwykłą zmianę narzędzia. Paradoks polega na tym, że wielu przedsiębiorców deklaruje chęć digitalizacji procesów kadrowo-płacowych, ale jednocześnie odsetek firm realnie planujących wdrożenie e-teczek spadł w porównaniu z poprzednim rokiem, jak podaje Grant Thornton. To typowe odkładanie na później, które wynika z niepewności: nie wiadomo, jak zacząć, ile to kosztuje i czy system sprosta wymogom kontroli. A wymogi są jasne. System do prowadzenia e-teczek musi zapewniać integralność dokumentów, gwarantować ich pełną czytelność, umożliwiać dostęp wyłącznie osobom uprawnionym oraz pozwalać na odtworzenie całości dokumentacji w formie papierowej. Każdy dokument musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Do tego dochodzi obowiązek poinformowania pracownika o zmianie formy prowadzenia dokumentacji. Jeśli prowadzisz firmę i zastanawiasz się, czy warto, spójrz na to od strony praktycznej. Elektroniczne akta osobowe to nie fanaberia, tylko legalna alternatywa, która od 2019 roku funkcjonuje na tych samych zasadach co papier. Wdrożenie wymaga dobrego systemu kadrowego i podpisu elektronicznego, ale raz skonfigurowane oszczędza czas na co dzień. Nie musisz przenosić wszystkiego od razu, możesz zacząć od nowych pracowników i stopniowo digitalizować starsze akta.

Od czego zacząć wdrożenie w firmie, która ma setki segregatorów?

Jeśli masz kilkaset segregatorów, pierwsza myśl bywa przerażająca. Dobra wiadomość jest taka, że nie musisz skanować wszystkiego w jeden weekend. Digitalizację warto rozłożyć na etapy, a pierwszym krokiem nie jest wcale obsługa skanera, tylko decyzja o wyborze systemu kadrowego.

Od 2019 roku przepisy Kodeksu pracy wprost dopuszczają prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. To oznacza, że możesz całkowicie zrezygnować z papierowego archiwum, o ile twój system informatyczny spełnia kilka warunków: zapewnia integralność dokumentów, daje do nich dostęp wyłącznie uprawnionym osobom i pozwala w razie potrzeby odtworzyć całość w wersji papierowej.

Sam proces wdrożenia wygląda tak:

1. Wybierz system kadrowy, który pozwala prowadzić elektroniczne akta osobowe i jest zgodny z RODO. To fundament, od którego zależy wszystko inne.
2. Poinformuj pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji. To obowiązek pracodawcy, o którym łatwo zapomnieć w ferworze prac porządkowych.
3. Zdecyduj, co robisz z dokumentami już istniejącymi w segregatorach. Możesz je zeskanować albo zacząć digitalizację od nowych dokumentów, a stare zostawić w formie papierowej na czas przechowywania.
4. Skanuj dokumenty partiami, najlepiej według części akt osobowych, od A do E. Dzięki temu od razu widzisz, co już masz, a czego jeszcze brakuje.
5. Opatrz każdy dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią. To warunek, bez którego elektroniczny dokument nie ma mocy prawnej.
6. Przetestuj system na grupie pilotażowej, zanim przeniesiesz do niego wszystkich pracowników.

Nie musisz od razu skracać okresu przechowywania akt. Dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku wynosi on 10 lat i to właśnie ta grupa pracowników jest najłatwiejszym kandydatem do rozpoczęcia digitalizacji. Starsze dokumenty możesz zostawić w archiwum papierowym i wracać do nich, kiedy przyjdzie na to czas.