GPSR w praktyce: co musisz wiedzieć o nowych wymogach

Czy GPSR dotyczy mojej firmy?

Zanim zaczniesz sprawdzać dokumentację, spójrz na to, co dokładnie sprzedajesz. GPSR obejmuje produkty konsumpcyjne, czyli te przeznaczone i nabywane przez konsumentów. Jeśli Twoja firma wprowadza na rynek meble, biżuterię, akcesoria odzieżowe czy zabawki, nowe rozporządzenie o ogólnym bezpieczeństwie produktów dotyczy Cię bezpośrednio, o ile nie ma dla nich odrębnych, bardziej szczegółowych przepisów unijnych.

Co ważne, przepisów nie unikniesz, sprzedając rzeczy używane albo odnowione. GPSR obejmuje zarówno produkty nowe, jak i naprawione czy odnowione, sprzedawane odpłatnie lub nieodpłatnie. Wyjątkiem są antyki oraz produkty wymagające naprawy przed użyciem, jeśli mają wyraźne oznaczenie, że taka naprawa jest konieczna.

Odpowiedzialność nie spoczywa wyłącznie na producentach. Obowiązki mają też importerzy, dystrybutorzy, firmy magazynujące i wysyłające produkty w cudzym imieniu oraz platformy marketplace. Jeśli prowadzisz sklep internetowy i sprzedajesz towary sprowadzane z Azji, również jesteś podmiotem gospodarczym w rozumieniu GPSR. Podstawowa zasada brzmi: na rynek trafiają wyłącznie produkty bezpieczne, które nie stwarzają ryzyka w zwykłych, dających się przewidzieć warunkach używania.

Jeśli nadal masz wątpliwości, czy Twoja firma podlega nowym wymogom, sprawdź, czy produkt nie jest przeznaczony wyłącznie do użytku profesjonalnego. Takie towary co do zasady nie podlegają GPSR, ale gdy później trafią do sprzedaży konsumenckiej, muszą spełniać ogólne wymagania bezpieczeństwa. W razie wątpliwości bezpieczniej przygotować dokumentację techniczną i ocenę ryzyka, niż czekać na kontrolę Inspekcji Handlowej.

Jakie produkty obejmuje GPSR, a jakie z niego wypadają?

GPSR, czyli rozporządzenie o ogólnym bezpieczeństwie produktów, to unijne prawo, które zastąpiło wcześniejszą dyrektywę. Jego zakres jest szerszy, niż mogłoby się wydawać, bo obejmuje niemal wszystko, co konsument kupi i czego użyje. Mowa zarówno o nowych rzeczach, jak i o używanych, naprawionych czy odnowionych, sprzedawanych odpłatnie lub za darmo. Co ważne, GPSR nie patrzy na to, kto sprzedaje. Obowiązki dotyczą nie tylko producentów i importerów, ale też dystrybutorów, magazynów obsługujących wysyłki oraz platform internetowych takich jak marketplace. Jeśli prowadzisz sklep online i oferujesz produkt, który nie ma własnych, odrębnych przepisów bezpieczeństwa, to właśnie GPSR jest dla Ciebie kluczowy. Z drugiej strony, rozporządzenie ma jasno określone wyłączenia. Nie obejmuje leków, żywności, pasz, żywych roślin i zwierząt ani antyków. Co istotne, z zakresu wypadają też produkty, które przed użyciem wymagają naprawy lub odnowienia, pod warunkiem że mają wyraźne oznaczenie informujące o tym konsumenta. Jeśli takiego oznaczenia nie ma, produkt wraca pod skrzydła GPSR. Pamiętaj też o produktach typowo profesjonalnych. Co do zasady nie podlegają one tym wymogom, ale jeśli trafią do rąk konsumentów, muszą spełniać ogólne wymagania bezpieczeństwa. W praktyce oznacza to, że nawet wyrób stworzony z myślą o firmach może zostać objęty kontrolą, gdy ktoś użyje go w domu.

Co dokładnie muszę zrobić, żeby spełnić wymagania GPSR?

Zacznij od dokumentacji technicznej. To podstawa, o którą Inspekcja Handlowa lub organ nadzoru rynku może poprosić w każdej chwili. Musisz mieć ocenę ryzyka opartą na normach zharmonizowanych i raporty z badań laboratoryjnych próbki. Bez nich grozi wycofanie produktu z rynku, wpis do systemu Safety Gate i kara administracyjna.

Kolejny krok to oznaczenie produktu i identyfikacja podmiotu odpowiedzialnego. Konsument musi wiedzieć, kto stoi za produktem i gdzie szukać pomocy. W praktyce potrzebujesz:

• danych producenta i importera albo dystrybutora, łącznie z adresem i kontaktem,
• oznaczenia produktu umożliwiającego jego jednoznaczną identyfikację,
• instrukcji i ostrzeżeń w języku polskim,
• wewnętrznej analizy ryzyka, która pokazuje, że produkt zaprojektowano zgodnie z zasadami bezpieczeństwa.

Gdy podejrzewasz, że produkt jest niebezpieczny, działaj od razu. Poinformuj konsumentów i władze krajowe przez portal Safety Business Gateway. To unijny system zgłoszeń, który zastąpił wcześniejsze procedury. Zwlekanie zwiększa ryzyko kar. Projektowane przepisy przewidują 22 przypadki naruszeń, a kary sięgają od 40 000 zł do 1 000 000 złotych. Do tego dochodzi obowiązek wycofania produktu i utrata zaufania klientów.

Na koniec sprawdź, czy twoja sprzedaż online spełnia wymagania. GPSR obejmuje też platformy marketplace i sklepy internetowe, więc oferta w e-commerce musi zawierać te same informacje co produkt w sklepie stacjonarnym. Wdrożenie wymaga czasu, ale sprowadza się do jednego: bezpieczny produkt, kompletna dokumentacja i szybka reakcja na sygnały ryzyka.

Jak udokumentować, że produkt jest bezpieczny?

Zanim jakikolwiek produkt trafi do sprzedaży, musisz mieć przygotowaną dokumentację techniczną, która pokazuje, że przeszedł wewnętrzną analizę ryzyka. To nie jest formalność na półkę. Inspekcja Handlowa lub inny organ nadzoru rynku może w każdej chwili poprosić o ocenę ryzyka opartą na normach zharmonizowanych oraz raporty z badań laboratoryjnych próbki. Jeśli nie będziesz w stanie ich pokazać, produkt może zostać wycofany z rynku, trafić do unijnego systemu ostrzegania Safety Gate, a ty dostaniesz karę administracyjną. Samą ocenę bezpieczeństwa musisz przeprowadzić uczciwie, patrząc na produkt oczami różnych użytkowników. Zastanów się, jak zachowa się dziecko, jak osoba starsza i co się stanie, gdy produkt będzie używany razem z innymi rzeczami. Ważne są też instrukcje i oznakowanie, bo to one mówią konsumentowi, jak bezpiecznie korzystać z produktu. Jeżeli podejrzewasz, że coś poszło nie tak i produkt może być niebezpieczny, nie czekaj na kontrolę. Natychmiast poinformuj konsumentów i władze krajowe przez portal Safety Business Gateway i sam zdecyduj o wycofaniu go z obrotu.

Co się stanie, gdy nie dopełnię obowiązków GPSR?

Najpoważniejszą konsekwencją jest wycofanie produktu z rynku i obowiązek pokrycia wszystkich związanych z tym kosztów. Do tego dochodzi zgłoszenie sprawy do systemu Safety Gate, czyli unijnego rejestru niebezpiecznych produktów, do którego zaglądają konsumenci i kontrahenci w całej Europie. Projektowane przepisy przewidują 22 różne przypadki naruszeń, a kary za nie mogą sięgać od 40 000 zł do 1 000 000 złotych. To jednak nie wszystko. Inspekcja Handlowa może w każdej chwili zażądać dokumentacji technicznej i raportów z badań laboratoryjnych. Jeśli ich nie masz, traktuje się to tak, jakby produkt był niebezpieczny. Niezależnie od wysokości kary, tracisz coś, czego nie da się przeliczyć na złotówki. Inspekcja może nakazać natychmiastowe wycofanie partii towaru, a Ty musisz samodzielnie poinformować o zagrożeniu klientów i władze krajowe przez portal Safety Business Gateway. Jeden taki wpis w unijnym rejestrze potrafi przekreślić zaufanie do marki budowane latami. Dlatego zamiast czekać na kontrolę, warto samemu sprawdzić, czy Twoja dokumentacja techniczna i ocena ryzyka są kompletne. W razie wątpliwości lepiej skonsultować się z prawnikiem, zanim zrobi to organ nadzoru rynku.

Od czego zacząć wdrożenie GPSR w mojej firmie?

GPSR, czyli unijne rozporządzenie o ogólnym bezpieczeństwie produktów, obowiązuje od 13 grudnia 2024 roku. Zastąpiło wcześniejszą dyrektywę 2001/95/WE i dotyczy praktycznie każdego, kto sprzedaje towary konsumentom w Unii Europejskiej. Jeśli prowadzisz sklep internetowy albo firmę produkcyjną, niemal na pewno jesteś objęty nowymi przepisami.

Zanim zaczniesz cokolwiek wdrażać, sprawdź, czy GPSR w ogóle dotyczy twojej działalności. Rozporządzenie nie obejmuje między innymi żywności, pasz, leków, roślin, zwierząt ani antyków. Ale uwaga: obejmuje produkty używane, naprawione i odnowione, więc sprzedaż rzeczy z drugiej ręki też może cię obowiązywać. Jeśli masz wątpliwości, czy twój produkt podlega GPSR, potraktuj to jako pierwszy sygnał do działania.

Kolejność wdrożenia może wyglądać następująco:

1. Ustal, kto w twojej firmie jest producentem, importerem, a kto dystrybutorem. To kluczowe, bo każda z tych ról ma inne obowiązki dotyczące bezpieczeństwa produktów.
2. Zbierz dokumentację techniczną produktu: specyfikacje, opisy, wyniki testów. Inspekcja Handlowa może w każdej chwili zażądać oceny ryzyka opartej na normach zharmonizowanych oraz raportów z badań laboratoryjnych próbki.
3. Przygotuj wewnętrzną analizę ryzyka. Sprawdź, czy produkt jest bezpieczny w zwykłych i dających się przewidzieć warunkach używania, a także jak wpływa na inne produkty i czy nie przypomina żywności.
4. Upewnij się, że oznaczenie produktu zawiera dane identyfikacyjne: nazwę, adres producenta i importera, a także informacje umożliwiające identyfikację produktu.
5. Ustal procedurę na wypadek podejrzenia, że produkt jest niebezpieczny. Musisz poinformować konsumentów i władze krajowe za pośrednictwem portalu Safety Business Gateway, a także rozważyć wycofanie produktu z rynku.

Warto pamiętać, że kary za niezgodność z GPSR są dotkliwe. Projektowane przepisy przewidują 22 różne przypadki naruszeń, a kary mogą sięgać od 40 000 zł do 1 000 000 złotych. Do tego dochodzi obowiązek wycofania produktów z rynku, zgłoszenie do systemu Safety Gate i utrata zaufania konsumentów.

Najważniejsze jest, żeby zacząć od dokumentacji i oceny ryzyka. To one są fundamentem, na którym opiera się cała reszta obowiązków. Jeśli ich nie masz, a organ nadzoru rynku zapuka do twoich drzwi, nie ma znaczenia, jak dobrze działa twoja sprzedaż online. Liczy się tylko to, czy potrafisz udowodnić, że twój produkt jest bezpieczny.