Kompletacja zamówień: jak przyspieszyć proces bez błędów

Od czego zależy, czy kompletujesz szybko i bez błędów?

Szybkość kompletacji nie zależy od tego, jak sprawnie chodzą Twoi pracownicy, ale od tego, ile kroków w procesie możesz im zaoszczędzić. W wielu firmach sama kompletacja pochłania od 50 do 60% czasu pracy personelu magazynu, jak podaje Gazeta Logistyka. Jeśli magazynier musi przejść kilkanaście kilometrów dziennie między regałami, żeby zebrać produkty, żadna motywacja tego nie nadrobi. Zanim zaczniesz myśleć o nowych maszynach, sprawdź, czy Twój magazyn nie pracuje przeciwko Tobie. Najczęściej problem leży nie w ludziach, a w organizacji przestrzeni i danych.

• Układ stref kompletacji. Szybko rotujące produkty powinny leżeć na poziomie rąk, blisko stref pakowania i wysyłki, żeby pracownik nie tracił czasu na sięganie w pionie i dalekie spacery.
• Metoda kompletacji. Kompletacja pojedynczych zamówień jest prosta, ale przy dużej liczbie zleceń staje się kosztowna. Grupowa obsługa kilku zamówień naraz skraca dystans, a strefowa sprawdza się w dużych obiektach, gdzie każdy odpowiada za swój rewir.
• Dokładność danych. Błąd na etapie pobrania towaru oznacza zwrot, reklamację i utratę zaufania klienta. Kontrola na starcie, czyli weryfikacja zlecenia, to pierwszy etap, który chroni Cię przed kosztowną pomyłką.
• Model pracy. W wariancie „człowiek do towaru” to pracownik chodzi po magazynie. W wariancie „towar do człowieka” to produkty przyjeżdżają do niego, co eliminuje zbędne przemieszczanie i potrafi zwiększyć wydajność do kilkuset linii na godzinę na jednym stanowisku.

Większość tych usprawnień nie wymaga od razu wielkich inwestycji. Zacznij od systemu WMS, czyli programu, który w czasie rzeczywistym pokazuje, gdzie leży każdy towar i którą trasą poprowadzić pracownika, żeby przeszedł najmniej. To on podpowiada, które produkty ustawić bliżej wysyłki i jak łączyć zamówienia w grupy. Dobrze poukładany proces kompletacji potrafi zdjąć z magazynu nawet 60% kosztów operacyjnych, które dziś pochłania realizacja zamówień, jak szacuje Slawa Trans.

Które metody kompletacji sprawdzają się w małym, a które w dużym magazynie?

W małym magazynie najczęściej sprawdza się metoda "człowiek do towaru". Pracownik idzie wzdłuż regałów, zbiera produkty z listy i pakuje zamówienie. To najprostsza metoda, ale przy braku dobrego rozmieszczenia towaru magazynier potrafi pokonać kilkanaście kilometrów dziennie. Taki dystans drastycznie obniża wydajność i męczy personel, dlatego warto zacząć od przemyślanego ułożenia produktów. Szybko rotujące towary powinny leżeć na poziomie gruntu, blisko strefy pakowania i wysyłki. Dzięki temu pracownik nie traci czasu na chodzenie i sięganie po produkty na wysokie półki. Taka prosta zmiana w organizacji potrafi zdziałać więcej niż kosztowna automatyzacja w firmie, która dopiero rośnie. W dużym obiekcie logistycznym lepiej sprawdza się podział na strefy kompletacji. Każdy pracownik odpowiada za swój obszar i zna w nim każdy produkt, co przyspiesza pracę i ogranicza błędy. Do tego dochodzi kompletacja grupowa, czyli obsługa kilku zamówień naraz w jednym przebiegu. Pracownik zbiera produkty do kilku pojemników jednocześnie, zamiast wracać do tego samego miejsca po każdym zleceniu. Wybór metody zależy też od liczby zamówień. Kompletacja pojedynczych zamówień, w której jeden pracownik obsługuje jedno zlecenie od początku do końca, jest prosta, ale przy dużej liczbie zamówień staje się kosztowna i czasochłonna. Wtedy warto pomyśleć o systemie WMS, czyli oprogramowaniu, które podpowiada pracownikowi, jakie produkty i w jakiej kolejności zbierać, żeby skrócić trasę. Im więcej zamówień dziennie, tym większa różnica między metodą chaotyczną a tą sterowaną przez system.

Jak ułożyć towar, żeby pracownik nie chodził kilkunastu kilometrów dziennie?

Zacznij od przyjrzenia się, jak ułożony jest towar. Jeśli najczęściej kupowane produkty leżą rozrzucone po całym magazynie, pracownik musi pokonywać ogromne dystanse. W modelu, w którym to człowiek chodzi do towaru, magazynier potrafi przejść nawet kilkanaście kilometrów dziennie, co drastycznie obniża wydajność i nasila zmęczenie. To właśnie ta metoda kompletacji zamówień generuje najwięcej kosztów operacyjnych.

Rozwiązaniem jest przemyślane rozmieszczenie produktów, czyli tzw. slotting. Szybko rotujące towary powinny trafić na stanowiska kompletacyjne na poziomie gruntu, blisko stref pakowania i wysyłki. Dzięki temu skracasz czas chodzenia i ograniczasz konieczność sięgania w pionie.

Inny sposób to zmiana logiki pracy: zamiast pracownika wysyłanego do regału, to towar przyjeżdża do niego. Ten model eliminuje zbędne przemieszczanie się i pozwala osiągnąć wydajność rzędu kilkuset linii na godzinę na jednym stanowisku.

Warto też przemyśleć, czy każdy pracownik musi obsługiwać całe zamówienie. W dużych obiektach logistycznych lepiej sprawdza się podział na strefy kompletacji, gdzie każdy odpowiada za swój obszar. Alternatywą jest kompletacja grupowa, która pozwala obsłużyć kilka zamówień naraz w jednym przebiegu, co skraca dystans. O wyborze metody powinien decydować system zarządzania magazynem, czyli oprogramowanie, które podpowiada pracownikowi, co i skąd ma pobrać, a tym samym minimalizuje błędy.

Jakie systemy naprawdę skracają czas kompletacji i eliminują pomyłki?

Zanim jakikolwiek system zacznie przyspieszać pracę, warto zrozumieć, skąd biorą się straty. W modelu, w którym pracownik sam chodzi po towary, potrafi pokonywać nawet kilkanaście kilometrów dziennie, a sam proces odpowiada za sporą część kosztów operacyjnych magazynu. To właśnie tam ginie czas realizacji zamówień i rodzą się pomyłki.

System WMS, czyli program, który zarządza magazynem, potrafi to zmienić. Zamiast polegać na pamięci pracownika, podpowiada mu najkrótszą trasę i dokładną lokalizację towaru. Co więcej, wymusza skanowanie kodów przy pobraniu, więc zanim produkt trafi do pakowania, system już wie, czy na pewno jest to właściwa pozycja z zamówienia.

Warto też przyjrzeć się metodzie kompletacji. Przy dużej liczbie drobnych zamówień sprawdza się kompletacja grupowa, gdzie pracownik obsługuje kilka zleceń naraz i nie wraca po każdy produkt osobno. W dużych obiektach lepiej działa podział na strefy, gdzie każdy odpowiada tylko za swój fragment magazynu i nie traci czasu na przemieszczanie się po całym obiekcie.

Największe efekty daje jednak odwrócenie logiki pracy z modelu "człowiek do towaru" na "towar do człowieka". Wtedy to regały lub automatyczne systemy podjeżdżają do pracownika, który stoi w jednym miejscu. Zyskujesz podwójnie: pracownik nie chodzi, a system sam pilnuje, żeby podjechał właściwy produkt. To eliminuje większość błędów, zanim towar trafi do wysyłki.

Od czego zacząć porządkowanie kompletacji w swojej firmie?

Zanim zaczniesz zmieniać cokolwiek w magazynie, przyjrzyj się, jak kompletacja wygląda dzisiaj. Ten etap odpowiada za szybkość realizacji zamówień, poziom błędów i całkowite koszty operacyjne, a w wielu firmach pochłania od 50 do 60% czasu pracy magazynierów, jak podaje Gazeta Logistyka. Warto więc wiedzieć, gdzie ten czas i pieniądze dokładnie znikają.

Nie musisz od razu kupować drogiego sprzętu. Zacznij od prostych obserwacji i ustaw proces w takiej kolejności, żeby każdy kolejny krok wynikał z poprzedniego.

1. Policz, ile kroków wykonuje pracownik przy jednym zamówieniu i ile czasu zajmuje mu samo przemieszczanie się między regałami.
2. Sprawdź, w których miejscach najczęściej zdarzają się pomyłki, na przykład przy pakowaniu lub skanowaniu kodów.
3. Podziel magazyn na strefy kompletacji, tak żeby produkty, które zamawiasz najczęściej, leżały najbliżej stanowiska pakowania.
4. Wybierz metodę kompletacji, która pasuje do liczby zamówień dziennie, na przykład kompletację grupową albo strefową.
5. Wdróż system, który podpowie pracownikowi, skąd ma pobrać towar, zanim zacznie szukać go po pamięci.

Sam wybór metody to dopiero połowa roboty. System zarządzania magazynem, w skrócie WMS, czyli program, który w czasie rzeczywistym pokazuje, gdzie leży każdy produkt i którą drogą ma iść pracownik, potrafi skrócić dystans, jaki ten pracownik pokonuje w ciągu zmiany. Bez niego magazynier w modelu "człowiek do towaru" potrafi przejść kilkanaście kilometrów dziennie, co drastycznie obniża wydajność i potęguje zmęczenie, jak zwraca uwagę Nedcon.

Kiedy już uporządkujesz strefy i wdrożysz system, zostań przy tym, co mierzalne. Kontrola na starcie, czyli weryfikacja, czy zlecenie jest poprawne, zanim ktokolwiek ruszy po towar, to najtańszy sposób na uniknięcie błędów. Dokładność rośnie, gdy każdy krok potwierdzasz skanowaniem kodu, a nie wzrokiem, bo to człowiek, nie technologia, jest najczęstszym źródłem pomyłek.