Który program do fakturowania będzie najlepszy, jeśli dopiero startujesz i liczysz każdą złotówkę?
Kiedy zaczynasz działalność i każda złotówka robi różnicę, pierwszym pytaniem nie jest „który program ma najwięcej funkcji”, tylko „za co muszę płacić już na starcie”. I tu pojawia się dobra wiadomość: najpopularniejsze narzędzia do fakturowania mają darmowe progi, które dla małej firmy potrafią wystarczyć na długie miesiące. Fakturownia w pakiecie Micro pozwala wystawić określoną liczbę faktur miesięcznie bez żadnych opłat. Jeśli dopiero rozkręcasz sprzedaż i na początku to dokładnie twój poziom, nie musisz płacić ani złotówki za oprogramowanie. FakturaXL idzie dalej i daje darmowy dostęp do większej liczby faktur miesięcznie, co już spokojnie obsłuży firmę z kilkoma stałymi klientami. Warto przy tym patrzeć nie tylko na limit wystawiania faktur, ale na to, co program potrafi zrobić za ciebie. Największą wygodę daje faktura elektroniczna i integracja z KSeF, czyli Krajowym Systemem e-Faktur. To on odbiera od ciebie dokumenty i przekazuje je kontrahentowi, a ty nie musisz wysyłać niczego mailem ani pilnować papierowych wersji. Faktura.pl, obecna na rynku od wielu lat, ma pełną integrację z tym systemem i nie pobiera za to dodatkowych opłat. Podobnie działa Fakturownia, która automatycznie przesyła i pobiera dokumenty z KSeF bez dopłat. Dla osoby, która nie chce znać się na technicznych szczegółach, to po prostu jedno pole mniej do ręcznego uzupełniania. Zanim zdecydujesz, sprawdź też, czy program nie rośnie razem z tobą. Faktura.pl pozwala na finansowanie faktur do 100 tysięcy złotych, co może się przydać, gdy klient płaci z opóźnieniem, a ty musisz opłacić ZUS. Fakturownia oferuje ponad 65 integracji z e-commerce, bankami i księgowością, więc gdy sprzedaż ruszy, nie będziesz musiał zmieniać narzędzia na większe. Na start wybierz to, co obsłuży twoje obecne 5 albo 10 faktur miesięcznie, ale upewnij się, że ma moduł KSeF i nie każe sobie płacić za jego włączenie. To jedyny wydatek, na który naprawdę nie warto oszczędzać.Czy ten program obsłuży KSeF bez dodatkowej opłaty i bez kombinowania?
Zanim zdecydujesz, sprawdź, czy wybrany program ma w cenniku wpisaną integrację z KSeF, czyli Krajowym Systemem e-Faktur. W praktyce wygląda to różnie. Fakturownia i Faktura.pl deklarują, że automatyczne przesyłanie i pobieranie dokumentów z tego systemu nie wiąże się z żadną dodatkową opłatą. To ważne, bo nie chodzi tylko o wysyłkę faktur, ale też o odbieranie tych kosztowych od kontrahentów.
Darmowe pakiety też potrafią zaskoczyć. Fakturownia w pakiecie Micro pozwala wystawić określoną liczbę faktur miesięcznie za zero złotych. FakturaXL z kolei udostępnia program bezpłatnie, jeśli nie przekroczysz limitu faktur w miesiącu. Tylko zastanów się, czy taki limit wystarczy Twojej firmie na stałe, czy to rozwiązanie tylko na start, zanim sprzedaż ruszy na dobre.
Przy okazji zwróć uwagę na to, co dzieje się z fakturami po ich wysłaniu. Subiekt 123 pozwala pobierać urzędowe poświadczenie odbioru, czyli dokument potwierdzający, że faktura dotarła do systemu i została przyjęta. To nie jest drobiazg. Jeśli kiedyś będziesz musiała udowodnić, że dokument wysłałaś, to właśnie ten plik jest Twoim dowodem.
Sprawdź też, czy program sam przypomni Ci o zaległych płatnościach. Fakturownia ma automatyczne przypomnienia i faktury cykliczne, więc nie musisz pilnować terminów ręcznie. A jeśli Twoi klienci płacą dopiero po upomnieniu, link do szybkiego przelewu lub BLIKa na fakturze potrafi przyspieszyć sprawę.
Które narzędzie wybrać, jeśli oprócz faktur potrzebujesz też podstawowej księgowości?
Jeśli prowadzisz firmę, w której faktury to dopiero początek, a potrzebujesz też rozliczać ZUS i podatki, szukaj programu z modułem księgowości online. Fakturownia deklaruje, że taki zestaw obowiązków zamknie w 5 minut. To spore ułatwienie, bo nie musisz przepisywać danych między dwoma systemami, tylko prowadzisz wszystko w jednym miejscu. Program do faktur może też wyręczyć cię w pilnowaniu płatności. Zamiast samodzielnie upominać się o zaległości, ustawiasz w Fakturowni przypomnienia, a klient dostaje automatyczny monit. Do tego faktury cykliczne, które wystawiają się same, gdy współpraca z kontrahentem powtarza się co miesiąc. Ty tylko sprawdzasz, czy wszystko się zgadza. Jeśli prowadzisz sklep internetowy, zwróć uwagę na integracje. Fakturownia chwali się ponad 65 połączeniami z obszaru e-commerce, księgowości i bankowości. Dzięki temu zamówienie ze sklepu samo zamienia się w fakturę, a ty nie musisz ręcznie przepisywać danych do programu. To oszczędza czas i eliminuje błędy przy przepisywaniu. Pamiętaj też o tym, że dobre narzędzie poradzi sobie z całą dokumentacją, nie tylko sprzedażową. Fakturownia umożliwia odczyt dokumentów kosztowych dzięki OCR, czyli technologii, która rozpoznaje tekst ze skanu. Wrzucasz zdjęcie albo PDF faktury kosztowej, a program sam wyciąga z niego potrzebne dane. Masz wtedy komplet dokumentów w jednym miejscu.Czy ten program przyspieszy otrzymywanie płatności od klientów?
Samo wystawienie faktury nie przyspiesza płatności, ale to, co dzieje się po jej wysłaniu, już tak. Program do fakturowania, który automatycznie przypomina klientowi o terminie, robi to, co Ty musiałbyś robić ręcznie. Zamiast dzwonić po tygodniu i pytać o przelew, system sam wyśle upomnienie w wybranym momencie. To szczególnie ważne przy jednoosobowej działalności gospodarczej, gdzie każda godzina odzyskana z obiegu dokumentów idzie w realną pracę. Fakturownia poszła o krok dalej i pozwala klientowi zapłacić bezpośrednio z faktury, klikając w link do szybkiego przelewu albo płatności BLIK, czyli popularnego w Polsce systemu płatności mobilnych. Zamiast logować się do banku, przepisywać numer konta i wpisywać kwotę, klient robi to jednym kliknięciem. Im mniej tarcia na drodze od faktury do przelewu, tym szybciej pieniądze wpadają na konto. Podobnie działa automatyczna wysyłka dokumentów i faktury cykliczne, które wystawiają się same, bez pilnowania terminów. Jeśli prowadzisz firmę z magazynem, zwróć uwagę na Subiekt 123. Wystawienie faktury i dokonanie korekt zajmuje tam kilkadziesiąt sekund, a dokumenty można od razu wysyłać do biura rachunkowego dzięki integracji z programami księgowymi InsERT. To oszczędza czas nie tylko Tobie, ale i księgowej, która nie musi przepisywać danych z papieru do systemu. Mniej ręcznej pracy to mniej błędów, a mniej błędów to mniej korekt, które zawsze opóźniają płatność.Które narzędzie będzie rosło razem z twoją firmą i nie zablokuje cię za rok?
Kiedy wybierasz program do fakturowania, łatwo dać się skusić darmowemu pakietowi. Fakturownia pozwala wystawić za darmo określoną liczbę faktur miesięcznie, a FakturaXL większą. Dla firmy, która dopiero startuje, to brzmi idealnie. Problem pojawia się w momencie, gdy sprzedaż rośnie i nagle przekraczasz limit. Musisz wtedy zmienić taryfę albo, co gorsza, przenieść całą bazę klientów i historię dokumentów do innego narzędzia. Dlatego zanim zdecydujesz się na konkretny program, sprawdź nie to, ile kosztuje dzisiaj, ale czy jego możliwości wystarczą ci za rok czy dwa. Zwróć uwagę na to, jak narzędzie radzi sobie z codzienną obsługą dokumentów. Faktura.pl istnieje na rynku od wielu lat i wystawiła ogromną liczbę faktur, co pokazuje, że sprawdza się w praktyce. Subiekt 123 pozwala wystawić fakturę i dokonać korekty w kilkadziesiąt sekund, a przy tym pobiera dane klientów z GUS, jak robi to FakturaXL. To duża oszczędność czasu, jeśli codziennie obsługujesz kilku kontrahentów. Jeśli prowadzisz sklep internetowy, sprawdź, czy program ma gotowe integracje z platformami sprzedażowymi. Fakturownia deklaruje ponad 65 takich połączeń z obszaru e-commerce, księgowości i bankowości, co pozwala zautomatyzować sprzedaż i rozliczenia. Nie bez znaczenia jest też to, co stanie się z twoimi fakturami, gdy wejdzie w życie obowiązkowy KSeF. Program musi być gotowy na wysyłanie i odbieranie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura.pl i Fakturownia oferują taką integrację bez dodatkowych opłat, podobnie jak Finka-FAKTURA, która dodatkowo generuje pliki JPK. Upewnij się, że wybrane narzędzie nie tylko wystawia faktury, ale też odbiera te od twoich kontrahentów, bo to będzie standardem w codziennej pracy.Na co zwrócić uwagę przy wyborze, żeby nie żałować decyzji po pierwszym miesiącu?
Zanim zdecydujesz się na konkretny program do faktur, sprawdź, czy poradzi sobie z KSeF, czyli Krajowym Systemem e-Faktur. To rządowa platforma, na którą wkrótce trafią wszystkie faktury dla firm. Niektóre narzędzia, jak Faktura.pl czy Fakturownia, mają pełną integrację z tym systemem i nie pobierają za to dodatkowych opłat. Dzięki temu wystawianie i odbieranie e-faktur zajmie Ci kilka sekund, zamiast ręcznego przepisywania danych.
Zweryfikuj też, czy program rośnie razem z Twoją firmą. Darmowy pakiet to świetny sposób na start, ale zwykle ma limity. Fakturownia w pakiecie Micro pozwala wystawić określoną liczbę faktur miesięcznie, a FakturaXL większą. To wystarczy na początek, ale jeśli planujesz rozwój, od razu sprawdź cennik kolejnych planów i co dokładnie obejmują.
Zanim zapłacisz za abonament, upewnij się, że program oferuje funkcje, które realnie skrócą Twoją codzienną pracę. Dla właściciela małej firmy najważniejsze są zwykle:
- automatyczne wystawianie faktur cyklicznych i przypomnienia o płatnościach, żeby nie gonić kontrahentów ręcznie,
- baza klientów z możliwością pobierania danych z GUS, czyli rejestru polskich firm, co eliminuje błędy w numerze NIP,
- obsługa faktur korygujących i proforma w kilka kliknięć,
- raporty sprzedażowe i kosztowe, które pokazują, na czym faktycznie zarabiasz,
- integracja z bankiem, żeby klienci mogli płacić BLIKiem lub szybkim przelewem bezpośrednio z faktury.
Na koniec sprawdź, czy program łączy się z innymi narzędziami, których używasz. Jeśli prowadzisz sklep internetowy, poszukaj integracji z platformą e-commerce. Jeśli współpracujesz z biurem rachunkowym, upewnij się, że wyeksportujesz dokumenty w formacie, który księgowa przyjmie bez problemu. Dobry program to taki, który nie zmusza Cię do przepisywania tych samych danych w kilku miejscach.
