Program księgowy w firmie z własną księgowością: jak ułożyć obieg dokumentów

Jak wygląda obieg dokumentów w firmie z własną księgowością i dlaczego warto go uporządkować?

Obieg dokumentów w firmie to cała droga dokumentu: od momentu, gdy wpływa albo powstaje, aż po realizację procesu i archiwizację. W firmie z własną księgowością ten cykl wygląda inaczej niż tam, gdzie księgowość jest zewnętrzna, bo faktury nie muszą wyjeżdżać na zewnątrz. Zostają u Ciebie, ale to znaczy, że cała organizacja obiegu dokumentów spoczywa na Twoim zespole.

Zacznij od rejestracji. W małej firmie, zatrudniającej 10-20 osób, przepływ informacji odbywa się zazwyczaj między sekretarką, właścicielem, działem sprzedaży i księgowym.

Faktura kosztowa trafia więc do sekretariatu, gdzie ktoś wprowadza ją do systemu, potem do właściciela, który akceptuje koszty, a na końcu do księgowej. Księgowa sprawdza dokument pod kątem formalnym i prawnym, księguje i archiwizuje. Brzmi prosto, dopóki nie okaże się, że nikt nie wie, gdzie leży jedna z faktur.

I tu wchodzi dekretacja, czyli przypisanie dokumentu konkretnej osobie lub zespołowi. Bez tego etapu faktura krąży między biurkami, a Ty nie wiesz, kto ma ją zaakceptować. Uporządkowany obieg dokumentów daje firmie wymierne korzyści: oszczędność czasu, przypisanie kosztów do właściwego projektu i lepszy wgląd w przepływ pieniędzy. Przekłada się też na efektywność organizacji, bo zespół przestaje odpowiadać na pytanie „gdzie jest ten dokument?”.

Usprawnienie warto zacząć od analizy tego, jak dokumenty krążą dziś, a dopiero potem dobierać narzędzia. Obowiązek uregulowania obiegu dokumentów wynika z ustawy o rachunkowości, która nakłada na kierownika jednostki odpowiedzialność za organizację systemu rachunkowości. To nie jest więc kwestia widzimisię, ale zadanie do odhaczenia.

Co dokładnie obejmuje obieg dokumentów księgowych i kto za niego odpowiada?

Obieg dokumentów w firmie obejmuje całą drogę dokumentu: od momentu, gdy wpłynie albo powstanie wewnątrz, aż po realizację procesu i archiwizację. W praktyce to nie jeden etap, a kilka następujących po sobie kroków: utworzenie, podpisanie, przekazanie, weryfikacja i akceptacja oraz przechowywanie. Każdy z nich ma swojego właściciela i swój termin.

Zacznij od rejestracji dokumentów. Nowy dokument trafia do kancelarii lub sekretariatu, gdzie jest wprowadzany do systemu i skanowany, żeby później dało się go szybko odnaleźć. Dzięki technologii OCR, czyli optycznemu rozpoznawaniu znaków, metryka dokumentu uzupełnia się automatycznie i rejestracja trwa krócej.

Kluczowym elementem całego obiegu jest dekretacja, czyli przypisanie dokumentu konkretnej osobie lub zespołowi. Bez tego kroku dokument krąży między pracownikami i działami bez jasnego adresata, a nikt nie czuje się za niego odpowiedzialny. W firmie z własną księgowością szczególnej kontroli wymaga obieg dokumentów księgowych, bo trzeba je zweryfikować, zaakceptować, zaksięgować i opłacić w terminie.

Za całość odpowiada kierownik jednostki. Obowiązek uregulowania obiegu dokumentów wynika z ustawy o rachunkowości, która nakłada na niego odpowiedzialność za organizację systemu rachunkowości, w tym za dokumentowanie zasad przetwarzania dowodów księgowych. Nie da się tego zrzucić na księgową ani na dział IT.

Na sprawny przepływ wpływa jeszcze jedna rzecz: indywidualne nawyki ludzi, którzy obsługują dokumenty na co dzień. Nawet najlepiej opisana procedura nie zadziała, jeśli ktoś odkłada skanowanie na później albo wysyła plik mailem zamiast wrzucić go do wspólnego obiegu. Dlatego zasady warto ustalić razem z zespołem, a nie narzucić z góry.

Jak rozpisać drogę faktury kosztowej od wpływu do zaksięgowania?

Zacznij od jednej faktury kosztowej i prześledź jej drogę u siebie. W małej firmie wygląda to zwykle tak: dokument trafia do sekretariatu, ktoś wprowadza go do systemu jako e-fakturę albo skan, cyfrowy obraz idzie do właściciela, który akceptuje koszt, a na końcu księgowa sprawdza go formalnie, księguje i archiwizuje. To najprostszy wariant obiegu dokumentów, ale nawet on pokazuje, gdzie powstają zatory.

Rozpisz tę drogę krok po kroku i nazwij każdy etap oraz osobę, która go zamyka. Schemat jest zawsze ten sam: utworzenie dokumentu, podpisanie, przekazanie do właściwej osoby lub działu, akceptacja dokumentu i przechowywanie. Twoja wersja różni się tylko tym, kto stoi przy którym kroku. W firmie z własną księgowością dochodzi dekretacja, czyli przypisanie dokumentu konkretnej osobie lub zespołowi, oraz moment, w którym faktura trafia do ewidencji.

Przy fakturach zakupowych i sprzedażowych ten przepływ dokumentów wymaga szczególnej kontroli, bo liczy się nie tylko poprawność, ale i termin płatności. Warto więc od razu ustalić, ile czasu dokument może leżeć na czyimś biurku, zanim stanie się problemem. Dopiero gdy znasz swój obecny obieg dokumentów, sięgasz po narzędzia, które go przyspieszą.

Jak ułożyć obieg faktur sprzedażowych, wyciągów i dokumentów wewnętrznych?

Faktury sprzedażowe mają to do siebie, że większość z nich nie wymaga niczyjej akceptacji. Wystawiasz je, wysyłasz i czekasz na pieniądze. Skoro nikt ich nie zatwierdza, łatwo uznać, że nie potrzebują osobnej ścieżki obiegu dokumentów.

To błąd, bo właśnie tu najczęściej ginie powiązanie między dokumentem a płatnością. Faktura wychodzi mailem, potwierdzenie zostaje w skrzynce jednej osoby, a przypomnienie o terminie nie trafia do nikogo. Ustal więc jedną zasadę: każda faktura sprzedażowa ląduje w jednym rejestrze, a nie w skrzynce wysyłkowej.

Wyciągi bankowe to drugi koniec tego samego procesu. Trafiają do firmy co miesiąc, a i tak wiele osób pyta później, czy dana wpłata się zaksięgowała. Zamiast odpowiadać na takie pytania, przypisz wyciąg do osoby, która go pobiera i przekazuje dalej.

Dokumenty wewnętrzne, czyli notatki, protokoły, zgody i polecenia, są najtrudniejsze, bo nie mają z góry narzuconego formatu. Nikt nie pilnuje ich nazw ani miejsca przechowywania. Bez wspólnego schematu obieg faktur działa, a obieg dokumentów wewnętrznych rozsypuje się po tygodniu.

Schemat obiegu dokumentów w firmie jest zawsze taki sam: utworzenie, podpisanie, przekazanie, weryfikacja i akceptacja, przechowywanie. Przy fakturach sprzedażowych wystarczy pilnować dwóch ostatnich kroków. Przy dokumentach wewnętrznych musisz dopilnować wszystkich pięciu.

Zasady zarządzania dokumentami spisz raz i trzymaj w jednym miejscu. Nie musi to być rozbudowana procedura obiegu dokumentów w firmie, wystarczy jednostronicowa instrukcja: kto tworzy, kto podpisuje, gdzie trafia i po jakim czasie znika z obiegu.

Kto opisuje, kto akceptuje merytorycznie, a kto formalnie - jak rozdzielić role?

Ktoś musi powiedzieć, że dany wydatek jest firmowy, i ktoś musi potwierdzić, że dokument jest poprawny formalnie. To dwie różne decyzje i w wielu firmach zlewają się w jedno, bo wszystko akceptuje właściciel. Wtedy każda faktura zakupowa i umowa czeka, aż znajdzie się chwila między innymi zadaniami.

Rozdziel role w schemacie obiegu dokumentów na trzy poziomy. Pierwszy to osoba, która rejestruje dokument i nadaje mu metrykę, czyli podstawowe dane: kontrahenta, kwotę, datę. Drugi to akceptacja merytoryczna, czyli decyzja, czy wydatek lub zapis jest zgodny z tym, co firma zamawiała i na co się umówiła.

Trzeci poziom to akceptacja formalna. Ten etap sprawdza, czy dokument ma komplet danych, czy zgadza się z zamówieniem i czy nie łamie wewnętrznych zasad. Dopiero potem trafia do księgowości, która wprowadza go do ewidencji.

Dobrze opisana procedura obiegu dokumentów w firmie nie zostawia tych kroków domysłom. Kiedy wiadomo, kto odpowiada za co, dokument nie krąży między biurkami i nie wraca z pytaniem „kto to zatwierdził?”.

Nie każdy dokument potrzebuje trzech podpisów. Fakturę za kawę do biura zatwierdzi szef działu, ale umowę na kilka lat powinien zobaczyć ktoś więcej. Ustal progi kwotowe i przypisz do nich osoby. Wtedy efektywność organizacji rośnie nie dlatego, że ktoś pracuje szybciej, ale dlatego, że nikt nie czeka na decyzję, której nie może podjąć.

Na koniec zapisz to w jednym dokumencie i pokaż zespołowi. Zasada, która istnieje tylko w czyjejś głowie, działa do pierwszej nieobecności tej osoby.

Jak zaprogramować ścieżki akceptacji i powiadomienia w programie księgowym?

Zacznij od pytania, kto w firmie ma akceptować faktury zakupowe, a kto tylko je widzieć. W małej księgowości prowadzonej własnymi siłami wystarczą zwykle dwie role: osoba, która sprawdza dokument pod kątem formalnym, i osoba, która zatwierdza koszt. Każda kolejna rola wydłuża drogę dokumentu, więc zanim cokolwiek ustawisz w programie, wypisz na kartce, kto naprawdę musi kliknąć „akceptuję”.

Dopiero potem siadasz do konfiguracji. W większości programów księgowych ścieżkę akceptacji buduje się z warunków: kwota powyżej progu idzie do zarządu, faktura od zagranicznego kontrahenta trafia do działu zakupów, a dokument bez przypisanego projektu wraca do nadawcy. Te warunki to nic innego jak prosty workflow, czyli z góry ustalona kolejność kroków, przez które przechodzi dokument.

Powiadomienia ustaw oszczędnie. Jeśli program wysyła maila po każdym otwarciu pliku, po tygodniu ludzie przestają je czytać i akceptacja znowu stoi. Lepiej zaplanować przypomnienie dopiero wtedy, gdy dokument leży bez ruchu dłużej, niż wynosi twój wewnętrzny termin, i drugie, gdy zbliża się data płatności.

Sprawny elektroniczny obieg dokumentów nie wymaga rozbudowanego systemu zarządzania dokumentami. W firmie z własną księgowością często wystarczy program, który już masz, plus skaner i podpis elektroniczny. Warto natomiast zadbać o jedną rzecz: żeby każdy etap obiegu dokumentów zostawiał ślad, kto i kiedy go wykonał. Bez tego przy sporze z kontrahentem zostaje ci szukanie w mailach.

Na koniec przetestuj ścieżkę na jednej fakturze, zanim włączysz ją dla całego zespołu. System obiegu dokumentów, który blokuje zatwierdzenie, bo brakuje jednego pola, potrafi zatrzymać wszystkie płatności na kilka dni. Poprawki po testach są tańsze niż odkręcanie bałaganu w trakcie miesiąca.

Gdzie w obiegu dokumentów AI zdejmuje ręczną pracę i co zrobi, a czego nie?

Czy w Twojej firmie da się przyspieszyć obieg dokumentów bez wymiany systemu ERP? W wielu przypadkach tak, ale nie wszędzie AI wejdzie tak samo głęboko.

Najwięcej do zdjęcia jest na starcie, czyli tam, gdzie dokument dopiero trafia do firmy. Skanowanie dokumentów i technologia OCR, czyli automatyczne rozpoznawanie znaków z obrazu, potrafią same uzupełnić metrykę dokumentu. Rejestracja w sekretariacie przestaje być przepisywaniem danych z kartki.

Dalej jest dekretacja, czyli przypisanie dokumentu konkretnej osobie lub zespołowi. Tu AI podpowiada, kto powinien dostać fakturę kosztową, ale decyzję ostatecznie zatwierdza człowiek. Automatyzacja obiegu dokumentów nie zdejmuje z nikogo odpowiedzialności za akceptację kosztu.

Warto rozróżnić dwie rzeczy. Automatyzacja procesów to reguły: jeśli faktura dotyczy działu sprzedaży, idzie do jego szefa. AI dokłada do tego rozpoznawanie treści, którego sztywne reguły nie ogarniają, na przykład gdy umowa nie ma jasno wskazanego projektu.

Czego AI nie zrobi? Nie zastąpi kierownika jednostki, na którym ustawa o rachunkowości wymusza odpowiedzialność za organizację systemu rachunkowości. Nie zwolni Cię też z kontroli dokumentów księgowych, które wymagają weryfikacji, akceptacji, księgowania i terminowej płatności.

W zarządzaniu dokumentami w firmie z własną księgowością granica jest prosta. AI przyspiesza wprowadzanie i kierowanie dokumentu, ale decyzję o koszcie i tak podejmuje człowiek.

Jak sprawdzić, czy obecny obieg dokumentów spełnia wymogi ustawy o rachunkowości?

Zacznij od pytania, które brzmi niewinnie, a rozstrzyga wszystko: kto w Twojej firmie odpowiada za to, że dokument jest poprawnie zarejestrowany, zaakceptowany i zaksięgowany? Ustawa o rachunkowości nie zostawia tu miejsca na domysły. Odpowiedzialność za organizację systemu rachunkowości, w tym za dokumentowanie zasad przetwarzania dowodów księgowych, ponosi kierownik jednostki.

To nie znaczy, że musisz wszystko robić sam. Znaczy, że musisz umieć wskazać osobę i pokazać, na jakiej podstawie działa. Jeśli w firmie nikt nie potrafi odpowiedzieć na to pytanie bez dzwonienia do księgowej, obieg dokumentów w firmie opiera się na pamięci ludzi, a nie na procedurze.

Druga rzecz do sprawdzenia to kompletność ścieżki. Cykl życia dokumentu zaczyna się w momencie, gdy dokument do firmy wpływa, i kończy na archiwizacji. W tym przedziale musi być jasne, kto rejestruje dokument, kto go dekretuje, czyli przypisuje do konkretnej osoby lub zespołu, kto akceptuje i kto księguje.

Przejdź po jednej fakturze kosztowej od wejścia do archiwum i zapisz, ile razy zmieniała właściciela. Jeśli za każdym razem musisz pytać współpracowników, gdzie leży, procedura istnieje tylko na papierze.

Trzecia rzecz to dowód, że zasady są zapisane, a nie przekazywane ustnie. Ustawa wymaga udokumentowania zasad przetwarzania dowodów księgowych, więc opis procedury powinien być w firmie czymś, co można pokazać, a nie odtworzyć z pamięci.

Przy okazji sprawdź, czy zasady pokrywają dokumenty spoza księgowości: umowy, korespondencję, dokumenty kadrowe. Obieg dokumentów w firmie dotyczy całego cyklu życia dokumentu, nie tylko faktur.

Jeśli w którymś z tych miejsc znajdziesz lukę, nie zaczynaj od zakupu narzędzia. Usprawnienie obiegu dokumentów zaczyna się od analizy tego, co dzieje się dziś, bo dopiero opisany proces pokazuje, co warto automatyzować. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów bez tego kroku przenosi chaos do nowego systemu, tylko szybciej.

Osobno potraktuj bezpieczeństwo danych. Dokumenty z danymi osobowymi i kwotami wymagają kontroli dostępu, a nie tylko folderu na dysku współdzielonym. Sprawdź, kto ma prawo do czego i czy da się to wykazać.

Archiwizacja dokumentów to ostatni punkt testu. Ustal, gdzie dokument ma trafić po zakończeniu procesu i jak długo tam zostaje. Jeśli odpowiedź brzmi „u księgowej na mailu”, masz odpowiedź, od czego zacząć porządki.

Pytania czytelników

Ile osób musi mieć dostęp do programu księgowego w małej firmie?

W niewielkiej firmie wystarczy zwykle kilka kont z różnym zakresem uprawnień: dla osoby prowadzącej księgowość, dla osoby wystawiającej faktury sprzedażowe, dla osoby akceptującej koszty oraz dla właściciela do wglądu. Każde konto ustawiasz z innym zakresem uprawnień, żeby nikt nie miał dostępu do wszystkiego. Liczba kont w większości programów nie wpływa na cenę abonamentu, płacisz za moduły, nie za użytkowników.

Co zrobić, gdy faktura kosztowa przyjdzie na prywatny mail pracownika?

Ustal jedną zasadę: faktury przychodzą wyłącznie na firmowy adres, np. [email protected]. Jeśli już się zdarzyło, pracownik przekazuje maila dalej na ten adres i dopisuje w treści, czego dotyczy wydatek. Faktura trafia do programu tak samo jak pozostałe, ale w opisie dodaj informację, kto ją przekazał, żeby dało się prześledzić drogę dokumentu.

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty księgowe?

Dokumenty potwierdzające księgowania przechowujesz przez okres liczony od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Faktury związane z nieruchomościami i dokumenty emerytalne mają dłuższe terminy. W programie ustaw automatyczne archiwizowanie po zamknięciu roku, żeby nie trzymać wszystkiego na bieżącym widoku.

Czy skany faktur wystarczą, czy trzeba trzymać papier?

Faktury w formie elektronicznej są równorzędne z papierowymi, o ile zapewniasz autentyczność pochodzenia i czytelność. W praktyce większość biur akceptuje skany dobrej jakości, ale oryginał papierowy i tak warto zachować, jeśli kontrahent wystawił go w tej formie. Zeskanowany dokument wrzucasz do programu od razu, papier trafia do segregatora w kolejności numerów.

Jak przekazać obieg dokumentów nowemu pracownikowi?

Przygotuj jednostronicową instrukcję: skąd bierze dokumenty, gdzie je wrzuca, kogo informuje, do kiedy. Dodaj zrzuty ekranu z programu z zaznaczonymi przyciskami, których ma używać. Pierwsze dwa tygodnie sprawdzaj jego pracę codziennie, potem raz w tygodniu, aż przestaną pojawiać się braki w opisach.

Bezpłatna konsultacja