Czy publiczne narzędzie AI wystarczy Twoim pracownikom?
Czy publiczne narzędzie AI wystarczy Twoim pracownikom? Odpowiedź brzmi: na start często tak, ale wraz z liczbą osób korzystających pojawiają się problemy, których darmowy czat nie rozwiąże.
Pierwszy z nich to bezpieczeństwo danych. Gdy pracownik wkleja do publicznego narzędzia fragment umowy albo dane klienta, te informacje trafiają na zewnętrzne serwery, poza kontrolę firmy. Dla organizacji, która odpowiada za powierzone dane, to ryzyko trudne do zaakceptowania.
Drugi problem to koszty. Przy modelu subskrypcji płacisz za każdego użytkownika, także za tego, który zagląda do asystenta raz w tygodniu. Im większy zespół, tym bardziej ta proporcja boli.
Trzeci, najmniej widoczny na początku: publiczny model nie zna Twoich procedur, produktów ani dokumentacji. Odpowie ogólnie, ale nie tak, jak potrzebuje tego Twój zespół.
Dlatego wiele firm decyduje się na własne, wewnętrzne rozwiązanie. Asystent AI zbudowany na firmowej infrastrukturze trzyma dane pod kontrolą organizacji, z szyfrowaniem i certyfikatami zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych oraz normami bezpieczeństwa informacji.
Własnego asystenta można też douczyć na wewnętrznych dokumentach i połączyć z pocztą, systemem ERP czy bazą wiedzy. Pracownik pyta wtedy o procedurę i dostaje odpowiedź opartą na tym, co faktycznie obowiązuje w firmie, a nie na ogólnym opisie z internetu.
Od czego zacząć, zanim ktokolwiek dostanie dostęp?
Zanim ktokolwiek w firmie dostanie login do asystenta AI, warto odpowiedzieć sobie na jedno pytanie: kto ma z niego korzystać i do czego. Asystent AI to narzędzie, które odpowiada na pytania, streszcza dokumenty i pomaga tworzyć treści, ale bez jasno określonego celu zamieni się w kolejną zakładkę, którą ludzie otworzą raz i zapomną.
Zacznij od przeglądu codziennych zadań zespołu. Spisz, które czynności powtarzają się najczęściej i zajmują najwięcej czasu. Dopiero na tej podstawie ustalisz, czy asystent ma wspierać obsługę klienta, analizę danych, czy redagowanie tekstów.
Drugi krok to decyzja o tym, gdzie asystent ma działać. Publicznie dostępne narzędzia generatywne oznaczają, że treści wpisane w okno czatu mogą trafiać na zewnętrzne serwery. Dla firmy, która pracuje na dokumentach klientów, to ryzyko nie do zaakceptowania.
Rozwiązaniem jest własny asystent AI, czyli narzędzie zbudowane na infrastrukturze, którą kontroluje Twoja organizacja. Dane zostają wtedy pod Twoją kontrolą, z szyfrowaniem i certyfikatami zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych oraz normami bezpieczeństwa informacji, czyli zestawami zasad potwierdzającymi, że dostawca spełnia określone wymagania.
Warto też pamiętać o stronie prawnej. Wdrożenie AI to nie tylko wybór technologii, ale proces obwarowany wymogami z zakresu RODO, bezpieczeństwa informacji i regulacji unijnych. Ochronę danych planuj już na etapie pomysłu, a nie po uruchomieniu projektu.
Pamiętaj, że dobry start to pilotaż na ograniczonej grupie pracowników, a nie otwarcie dostępu dla wszystkich pierwszego dnia.
Jak długo trwa wdrożenie asystenta AI i kto powinien w nim pracować?
Zacznij od pytania, które zadaje sobie każdy przed uruchomieniem asystenta AI dla pracowników: ile to właściwie zajmie i kto musi się tym zająć? Odpowiedź zależy od tego, czy budujesz narzędzie od zera, czy wdrażasz gotowe rozwiązanie. Przykład z rynku pokazuje, że same przygotowania mogą rozciągnąć się w czasie. Zanim asystent AI trafił do wszystkich pracowników Grupy PZU, poprzedził go pilotaż chatbota opartego na generatywnej sztucznej inteligencji, który trwał blisko rok. To pokazuje skalę przedsięwzięcia w dużej organizacji.
W pilotażu wzięło udział tysiąc pracowników ze wszystkich działów oraz trzydziestu ambasadorów z kluczowych obszarów firmy. Taki układ nie jest przypadkiem. Ambasadorzy to osoby, które znają swój dział na wylot i potrafią pokazać kolegom, jak wykorzystać asystenta w konkretnych zadaniach. Bez nich wdrożenie zamienia się w wysłanie dostępu mailem i cichą nadzieję, że ktoś tego użyje.
Za całość odpowiadał wewnętrzny, interdyscyplinarny zespół projektowy, który zaczął działać w czerwcu 2023 roku. W praktyce oznacza to, że przy asystencie AI nie pracuje tylko dział IT. Potrzebujesz ludzi od procesów, od danych, od bezpieczeństwa informacji i kogoś, kto reprezentuje codziennych użytkowników. Im wcześniej te osoby usiądą przy jednym stole, tym mniej niespodzianek na końcu.
Pamiętaj, że harmonogram zależy od dwóch rzeczy: jak bardzo chcesz dostosować asystenta do swojej organizacji i jak wcześnie zaczniesz myśleć o ochronie danych. Zgodnie z zasadą privacy by design, czyli włączaniem troski o dane już na etapie pomysłu, a nie po uruchomieniu projektu, te dwa wątki warto prowadzić równolegle od pierwszego dnia.
Co asystent AI faktycznie robi w codziennej pracy?
Zacznij od tego, co dzieje się po zalogowaniu. Asystent AI dla pracowników to czat w przeglądarce albo w firmowym komunikatorze, w którym zadajesz pytanie tak, jakbyś pisał do współpracownika. W Grupie PZU narzędzie wspiera ludzi w zadaniach takich jak analiza danych i obrazów oraz redagowanie i streszczanie tekstów.
Druga rzecz to dostęp do wiedzy, której szukanie zajmuje najwięcej czasu. Pracownicy pytają o procedury, produkty czy historię firmy i dostają odpowiedź opartą na wewnętrznych dokumentach, zamiast przekopywać dyski i maile. Dla firmy oznacza to jedno: mniej przerw w pracy i mniej pytań kierowanych do tych samych osób.
Trzecia rzecz bywa niedoceniana. Asystent nie tylko zwiększa produktywność, ale też sprzyja edukacji pracowników, podnosząc ich umiejętności i świadomość w zakresie wykorzystania sztucznej inteligencji w zadaniach służbowych. Ludzie uczą się zadawać lepsze pytania, a to procentuje przy każdym kolejnym narzędziu.
Nie każdy asystent działa jednak tak samo. Publicznie dostępne narzędzia generatywnej AI stwarzały ryzyka nieakceptowalne dla instytucji finansowej zobowiązanej do ochrony danych i bezpieczeństwa informacji, dlatego PZU postawiło na własne, wewnętrzne rozwiązanie. Warto wiedzieć, że to wybór między wygodą a kontrolą nad danymi, a nie kwestia mody.
Pamiętaj, że asystent nie zastępuje decyzji pracownika. Podpowiada, streszcza i porządkuje, ale odpowiedź na pytanie o klienta czy dokument nadal weryfikuje człowiek.
Ile kosztuje własny asystent AI w porównaniu z subskrypcjami?
Porównując koszty, nie znajdziesz jednej stawki, która pasuje do każdej firmy. Wszystko zależy od tego, czy płacisz za pojedyncze konta w publicznych narzędziach, czy budujesz asystenta na własnej infrastrukturze.
Przy subskrypcjach płacisz za każdego użytkownika, niezależnie od tego, jak często realnie z narzędzia korzysta. Do tego dochodzi drugie ryzyko: wrażliwe informacje firmowe mogą trafiać na zewnętrzne serwery.
| Model | Za co płacisz | Gdzie trafiają dane |
|---|---|---|
| Subskrypcje publiczne | Za każdego użytkownika | Na serwery dostawcy |
| Własny asystent AI | Za rozwiązanie, nie za głowę | Pod kontrolą firmy |
| Dostosowanie | Publiczny model nie zna procedur firmy | Własny model uczy się na dokumentach firmy |
Własny asystent AI zbudowany na infrastrukturze Microsoft Azure pozwala zachować dane pod kontrolą organizacji. Microsoft zapewnia przechowywanie danych w wybranym regionie geograficznym, szyfrowanie danych w spoczynku i podczas transmisji oraz certyfikaty zgodności z regulacjami.
Chodzi o potwierdzenia, że dostawca spełnia wymogi ochrony danych osobowych i normy bezpieczeństwa informacji. Dla firmy oznacza to jedno: dane nie wyciekają poza organizację, a Ty wiesz, gdzie fizycznie leżą.
Dla firmy zatrudniającej 50 osób miesięczny koszt własnego asystenta AI może być nawet 3-4 razy niższy niż koszt indywidualnych subskrypcji. Warto policzyć to na własnych liczbach, zanim wybierzesz model rozliczeń.
Jakie obowiązki prawne wchodzą w grę, gdy wdrażasz AI dla pracowników?
Zanim wdrożysz asystenta AI dla pracowników, sprawdź, jakie przepisy obejmują Twoją organizację. Wdrożenie AI to nie tylko decyzja technologiczna, ale proces obwarowany wymogami z zakresu RODO, bezpieczeństwa informacji, praw własności intelektualnej i AI Act, czyli unijnego rozporządzenia o sztucznej inteligencji.
Zacznij od zasady privacy by design, czyli uwzględniania ochrony danych już na etapie pomysłu, a nie dopiero po uruchomieniu projektu. To brzmi jak formalność, ale w praktyce przesądza o tym, czy w ogóle możesz przetwarzać dane pracowników i klientów w asystencie.
Osobny wątek to alfabetyzacja AI. AI Act nakłada na pracodawców obowiązek zapewnienia pracownikom odpowiedniej wiedzy i umiejętności w zakresie AI. Dla firmy oznacza to jedno: szkolenie zespołu nie jest dodatkiem, ale częścią zgodnego wdrożenia.
Pamiętaj też, że przepisy nakładają wymogi na dostawców narzędzi AI i zobowiązują państwa członkowskie do stworzenia krajowych ram prawnych. W Polsce trwają prace nad ustawą, która ma powołać Komisję Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji oraz wyznaczyć Ministra Cyfryzacji jako organ notyfikujący.
Nie chodzi jednak o to, żeby od razu panikować. Warto wiedzieć, że publicznie dostępne narzędzia generatywne stwarzały ryzyka nieakceptowalne dla instytucji zobowiązanej do ochrony danych, dlatego wiele organizacji stawia na własne, wewnętrzne rozwiązania. Najważniejszy wniosek: zanim dasz pracownikom dostęp do asystenta AI, ustal, kto odpowiada za zgodność i jakie dane mogą trafiać do narzędzia.
Najczęściej zadawane pytania
Jak zmierzyć, czy asystent AI faktycznie oszczędza czas pracowników?
Ustal punkt startowy przed wdrożeniem: zmierz, ile minut zajmuje dziś pisanie ofert, streszczanie maili czy szukanie informacji w dokumentach. Po miesiącu powtórz pomiar na tej samej grupie zadań. Jeśli różnica jest niewielka, narzędzie prawdopodobnie nie weszło w codzienny rytm pracy i problem leży w szkoleniu, nie w technologii.
Co zrobić, gdy pracownicy boją się, że AI ich zastąpi?
Powiedz wprost, które zadania asystent przejmuje, a których nie dotyka. Podaj konkretne przykłady z waszej firmy: asystent pisze pierwszy szkic oferty, ale decyzję o cenie i tak podejmuje handlowiec. Warto pokazać dane z pilotażu, że czas na zadania merytoryczne rośnie, a nie spada. Jeśli ktoś nadal odmawia korzystania, nie zmuszaj, ale zapytaj, co musiałoby się zmienić.
Czy asystent AI może korzystać z naszych wewnętrznych dokumentów i jak to zabezpieczyć?
Może, ale tylko wtedy, gdy dane zostają w firmie i nie trafiają do zewnętrznego dostawcy. Sprawdź, czy wybrane narzędzie pozwala wyłączyć trenowanie modelu na waszych plikach i gdzie fizycznie stoją serwery. Ustal listę dokumentów, które asystent może czytać, i tę, której nie widzi, na przykład umowy z klientami czy dane osobowe. Dostęp nadawaj imiennie, nie całemu działowi.
